Bestandscontrolling

Bestandscontrolling oder auch Bestandskontrolle beschreibt den Prozess, die Lagerbestände zu kontrollieren, zu bewerten und bei Bedarf anzupassen.

Definition Bestandscontrolling

Das Bestandscontrolling ist Teil des Bestandsmanagements und stellt zudem das Bindeglied zum Finanzmanagement dar. Unter dem Begriff Bestandscontrolling versteht man die Analyse bestimmter Werte und Kennzahlen des Bestandes, um so Transparenz in komplexen  Lagersituationen zu schaffen und damit den Überblick über die aktuellen Bestände zu wahren. In der Logistik eines Unternehmens ist Bestandscontrolling ein wichtiges Instrument, da es umfassende Analysefunktionen bietet, um einen Überblick über die Bestände zu behalten, diese zu bewerten und bei Bedarf entsprechend zu handeln. Auf Basis vergangener, gegenwärtiger und zukünftiger Entwicklungen können dann wiederum wichtige Entscheidungen in der Disposition und der gesamten Unternehmensstrategie getroffen werden. 

Das Controlling-System hilft Unternehmen außerdem dabei, Produkte von dem sogenannten IST-Zustand in den SOLL-Zustand umzuwandeln: Also die richtige Menge der richtigen Waren zur richtigen Zeit im Lager zu haben. Insgesamt hilft das Bestandscontrolling also bei der Planung, beim Einkauf, dem Management und der Verwaltung der Logistik.

Wie funktioniert Bestandscontrolling?

Eine wichtige Aufgabe des Bestandscontrollings ist das Auswerten von Informationen, Kennzahlen und Bestandszahlen, um anhand dieser Daten zum Beispiel die optimale Bestellmenge zu berechnen. Ein wichtiges Instrument hierfür ist beispielsweise die ABC-Analyse bzw. die XYZ-Analyse. Sie gibt an, was für einen Wertanteil ein Produkt über einen bestimmten Zeitraum hat. Daraus lässt sich ermitteln, wie oft dieses Produkt im Lager vorhanden sein sollte. Anhand dieser Kennzahlen kann ein Unternehmen das Management von zukünftigen Bestand besser kalkulieren.

Softwaregestütztes Controlling 

Die Bestandskontrolle kann manuell oder mit einer Software durchgeführt werden. Gerade in größeren Unternehmen mit einem umfangreichen Produktportfolio reicht die manuelle Bearbeitung mit Stift und Papier oder Excel aber nicht aus. Daher greifen immer mehr Unternehmen auf eine Bestandscontrolling-Software zurück. So kann ein effektives Bestandscontrolling sichergestellt werden, weil Fehlentwicklungen identifiziert werden, bevor sie entstehen. Zudem können die Verantwortlichen ihre Entscheidungen auf Basis der Software treffen und sind nicht auf ihr Bauchgefühl angewiesen.

Vorteile

  • Kapital- und Lagerkosten reduzieren
  • Konstante Lieferfähigkeit und Out-of-Stock vermeiden
  • Flexible Lieferzeiten
  • Vollautomatisierte Zustandsanalyse
  • Präzise Prognosen
  • Optimaler Sicherheitsbestand

Welche Aufgaben hat das Bestandscontrolling?

Eine wichtige Aufgabe des Controllings ist das Überwachen der Bestandsentwicklung und des vorhandenen Sortiments. Des Weiteren ist das Identifizieren der nicht benötigten Bestände und der so genannten Slow-Mover (Lagerbestände/Artikel mit einer sehr geringen Lagerumschlagsgeschwindigkeit) wichtiger Bestandteil. Alle Aufgaben der Bestandsüberwachung zielen darauf ab, die geeigneten Maßnahmen zur Optimierung der Lagerbestände zu finden. Damit wird auch die operative Arbeit im Unternehmen unterstützt. Das Controlling hilft dabei, die richtige Anzahl von Teilen und Produkten auf Lager zu halten, um so Out-of-Stock-Situationen, Überbestände oder andere Probleme im Lager zu vermeiden.

Ziele der Bestandskontrolle

Das Bestandscontrolling ist für ein Unternehmen mit großen Lagerbeständen unverzichtbar. Oftmals fallen Kosten an, die mit Bestandscontrolling leicht zu vermeiden sind. Eine Hauptaufgabe des Controllings ist es, die Vorräte so zu minimieren, dass möglichst wenig gebundenes Kapital vorhanden ist und trotzdem keine Lieferverzögerungen für den Kunden entstehen.

Weitere Ziele im Überblick

  • Bestände verringern und optimal verwalten
  • Working Capital möglichst gering halten
  • Geld, Zeit und Aufwand sparen
  • Supply Chain des Unternehmens optimieren
  • Identifizierung von langsam drehenden Artikeln
  • Optimale Balance zwischen Lieferfähigkeit und Lagerbestandsentlastung
  • Prozesse und Ressourcennutzung optimieren 

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