Inventurverfahren

Definition: Was ist eine Inventur?

Die Inventur beschreibt einen Prozess, bei dem der gesamte Bestand eines Unternehmens -meist durch die körperliche Bestandsaufnahme – gezählt, gemessen, gewogen oder in anderer Weise bewertet wird. Alle bilanzierenden Unternehmen sind laut Handelsgesetzbuch (HGB) dazu verpflichtet, einmal im Jahr ihren Bestand in ordnungsgemäßer Buchführung festzuhalten. Zu dem Bestand eines Unternehmen gehören neben dem Vermögen auch die Schulden. Häufig wird die jährliche Inventur zu einem bestimmte Zeitpunkt, auch Bilanzstichtag genannt, durchgeführt. Dieser liegt meist am Ende des Jahres, um einen genauen Überblick über die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten abzubilden. Nach dem Durchführen der Inventur wird diese schriftlich als Inventar festgehalten, woraus anschließend die Bilanz erfolgt. 

Definition: Was ist ein Inventurverfahren? 

Die Inventur kann mit verschiedenen Verfahren durchgeführt werden. Die verschiedenen Inventurverfahren können wie folgt unterteilt werden: 

• Stichtagsinventur: Diese Inventurart ist die bekannteste und am häufigsten durchgeführte Inventurart. Die Bestandsaufnahme erfolgt hierbei an einem festgelegten Bilanzstichtag, der meist am Ende des Geschäftsjahres ist.
• Zeitnahe Stichtagsinventur: Diese Art ist eine Sonderform der Stichtagsinventur. Hierbei ist eine zeitversetzte Aufnahme von zehn Tagen vor und nach dem bestimmten Stichtag zulässig.
• Permanente Inventur: Bei der permanenten Inventur wird der Bestand laufend innerhalb des Geschäftsjahres aufgezeichnet und kann zu einem beliebigen Tag erfolgen. Um die permanente Inventur so durchführen zu können, werden ein gut organisiertes Lager und ein System für Lagerverwaltung benötig, um dauerhaft den aktuellen Bestand abgebildet zu bekommen. Bei der permanenten Inventur wird der Bestand buchmäßig und körperlich erfasst, hierbei erfolgt die Bestandsaufnahme über das gesamte Jahr hinweg. Damit die permanente Inventur erledigt werden kann, müssen einige Gegebenheiten vorliegen, wie zum Beispiel eine laufende Lagerbuchführung, ein jährlicher Bestandsabgleich oder auch die Anpassung von Buchungsbeständen.
• Zeitverschobene Inventur: Diese Inventurart ermöglicht es Unternehmen, die Inventur außerhalb eines bestimmten Bilanzstichtages durchzuführen. Die Frist bei dieser Inventur sind drei Monate vor Bilanzstichtag, was oft der 31.12 ist, und zwei Monate danach. Die Inventur nach dem Bilanzstichtag kann auch als nachverlegte Inventur bezeichnet werden, die Inventur vor dem Stichtag als vorverlegte Inventur. 
• Stichprobeninventur: Hierbei muss nicht der gesamte Bestand innerhalb eines Unternehmens gezählt werden, sondern nur zuvor mathematisch-statistisch ermittelte Stichproben. Anhand dieser repräsentativen Stichproben können Rückschlüsse auf den gesamten Bestand geschlossen werden, was viel Aufwand, Kosten und Zeit spart.

Welche Inventurarten gibt es?

Es kann zwischen drei verschiedenen Inventurarten unterschieden werden:

• Körperliche Inventur: Hierbei werden alle materiellen Gegenstände eines Unternehmens aufgenommen. Bei der körperlichen Inventur erfolgt die körperliche Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen, Wiegen oder auch durch Schätzungen. Die körperliche Bestandaufnahme ist zudem eine der gängigsten Bestandsaufnahmen und kommt oft im Lager zum Einsatz.
• Buchinventur: In der Buchinventur werden alle immateriellen Vermögensgegenstände, wie zum Beispiel das finanzielle Vermögen, oder auch Forderungen und Schulden festgehalten.
• Anlageninventur: Dieses Inventurverfahren befasst sich mit dem Wert des Anlagevermögens. Als Anlagevermögen können alle dauerhaften Wertsachen im Unternehmen wie zum Beispiel der Fuhrpark oder auch Büroräume, bezeichnet werden. 

Definition: Was ist ein Inventar?

Das Inventar ist das Ergebnis der Inventur. Das Inventar darf ausschließlich durch die mathematisch-statistischen-Verfahren erfolgen. Dort werden alle Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens aufgelistet und gegenübergestellt. Das Inventar wird hauptsächlich in drei Teile unterteilt: das Anlagevermögen, das Umlaufvermögen und die Schulden. Das Anlagevermögen umfasst alle langfristig im Unternehmen eingesetzte Güter, hierrunter fallen zum Beispiel Maschinen oder auch der Fuhrpark eines Unternehmens. Beim Umlaufvermögen handelt es sich um im Unternehmen zirkulierende Güter, die auch als kurzfristiges Vermögen eines Unternehmens bezeichnet werden können. Hierzu gehören Bestände wie zum Beispiel Büromaterial oder Forderungen. Nach dem Inventar erfolgt anschließen die Bilanz. Die Bilanz muss laut gesetzlicher Vorschrift § 246 Abs. 1 HGB am Ende des Geschäftsjahres aufgestellt werden und gibt den aktuellen Vermögensgegenstand oder Schuldenstand des Unternehmens an. Die Bilanz in Form einer Abschlussrechnung stellt das Vermögen und die Schulden am Ende eines Geschäftsjahres mit den Werten des Jahresanfangs gegenüber. 

Wie läuft eine Inventur ab?

Bevor die eigentliche Bestandsaufnahme erfolgt, sollten vorab ein paar Gegebenheiten vorbereitet werden. Zunächst sollte ein passendes Inventurverfahren ausgewählt werden. Je nach Inventurart sollten hierfür entsprechend ein fester Stichtag oder ein bestimmter Zeitraum gewählt werden. Anschließend sollte ebenfalls die Dauer der Inventur geplant werden. Ja nach Größe des Unternehmens und der Menge der zu zählende Ware ist es teilweise nötig, dass der Betrieb bzw. die Produktion kurzfristig geschlossen werden muss. Die Erstellung eines Zeitplanes ist ebenfalls sinnvoll, damit jeder Helfer der Inventur weiß, wann er wo unterstützen kann. Ähnliche Waren können zudem vorab zu Warengruppen zusammengefasst werden, beschädigte sowie reservierte Waren sollte ebenfalls an einem bestimmten Ort separiert werden. Es ist zudem sinnvoll, die zu zählende Fläche in bestimmte Inventurbereiche zu unterteilen und das Personal entsprechend zuzuweisen. Während der Inventur wird üblicherweise im Regal von links nach rechts und von oben nach unten gezählt. Hierbei wird außerdem die passende Objektgruppe nach Artikelbezeichnung, Warengruppennummer, Menge und Preis unterteilt. Diese Daten werden schriftlich festgehalten. Im Optimalfall stimmt der Soll-Bestand mit dem aktuellen Ist-Bestand überein. Falls diese voneinander abweichen, müssen diese korrekt notiert werden, um anschießend in der Bilanz optimal verbucht werden zu können. 

Wie lässt sich eine Inventur optimieren?

Damit die Ware im Lager genau kontrolliert werden kann und der Bestand immer auf dem aktuell ist, kann eine Lagerverwaltungssoftware von Vorteil sein. Diese kann die Produkte direkt beim Eintreffen in das Lager identifizieren und nachverfolgen, sodass der Bestand im aktuell ist. Oft bietet sie auch die Möglichkeit, eine Inventur direkt in der Software durchführen zu können. Eine spezielle Software für Stichprobeninventur kann dabei unterstützen, die Inventur schnell und einfach durchzuführen. Mit ihr können teilweise bis zu 95 % Zählaufwand gespart werden, was sowohl Mitarbeiterkosten und Zeitaufwand verringert, als auch eine Lagerschließung verhindert.