E-Procurement

    E-Procurement, zu Deutsch elektronische Beschaffung, bezeichnet den Prozess der durchgängigen elektronischen Beschaffung. Zur elektronischen Beschaffung gehören alle Tätigkeiten von Versorgung mit Materialien, Einkauf, Dienstleistungen, Lieferantenkommunikation bis hin zur Disposition und dem Wareneingang.

    E-Procurement bezeichnet den elektronischen Einkauf von Waren und Dienstleistungen über das Internet sowie über andere Kommunikations- und Informationssysteme. E-Procurement bezeichnet den elektronischen Einkauf von Waren und Dienstleistungen über das Internet sowie über andere Kommunikations- und Informationssysteme.

    Definition: Was ist E-Procurement?

    E-Procurement bezeichnet den Prozess der durchgängigen elektronischen Beschaffung. Das bedeutet, dass sämtliche Schritte und Abläufe innerhalb der Beschaffungskette durchgängig digitalisiert und auf sicheren, miteinander vernetzten Systemen abgebildet werden. Dabei werden alle relevanten Vorgänge – von der Bedarfsermittlung über die Angebotsanfrage, den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die elektronische Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten bis hin zu Bestellabwicklung, Disposition, Wareneingang und Rechnungsprüfung – vollständig elektronisch unterstützt und dokumentiert. E-Procurement schafft somit zentrale Transparenz, ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung sowie Kontrolle aller Beschaffungsprozesse und legt das Fundament für effiziente, automatisierte Abläufe im Rahmen moderner Einkaufsstrategien.

    E-Procurement-Systeme

    E-Procurement-Systeme sind spezialisierte Softwarelösungen, die sämtliche Schritte des elektronischen Beschaffungsprozesses unterstützen und optimieren. Sie ermöglichen Unternehmen, den Einkauf von Gütern und Dienstleistungen digital abzuwickeln – von der Bedarfsermittlung über die Bestellung, Kommunikation mit Lieferanten und Angebotsvergleiche bis hin zur Nachverfolgung der Lieferung und Rechnungsabwicklung. Moderne E-Procurement-Lösungen bieten dabei zahlreiche Schnittstellen, um eine nahtlose Integration mit bestehenden ERP-Systemen und damit einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Unternehmen profitieren durch eine bessere Kontrolle, gesteigerte Kosteneffizienz sowie eine lückenlose Dokumentation, was letztlich die strategische Beschaffung stärkt und Wettbewerbsvorteile verschafft.

    Bei E-Procurement-Systemen kommt häufig künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die KI plant basierend die Beschaffung auf bestehenden Informationen und liefert daraus resultierend Bestellvorschläge. Eine E-Procurement-Software ist in der Lage, aufwendige oder langwierige Prozesse des Einkaufs wie z.B. die Kommunikation zwischen Lieferanten und Unternehmen, Rechnungen und sonstige Verwaltung, zu steuern, kontrollieren, optimieren oder auch zu automatisieren. Das entlastet sämtliche Kapazitäten, die durch den Prozess des Einkaufs vereinnahmt sind. 

    Man unterscheidet zwischen drei verschiedenen Arten der E-Procurement-Systeme:

    Geschlossenes E-Procurement-System

    Bei einem geschlossenen System kommunizieren ausschließlich zwei Unternehmen miteinander. Die Unternehmen sind über die E-Procurement-Systeme miteinander verbunden und können darüber ihre Geschäfte abschließen. Gleichzeitig bringt die Variante des geschlossenen Systems einen hohen Arbeitsaufwand mit sich, da die Schnittstellen der Unternehmen aneinander angepasst werden müssen. 

    Halboffenes E-Procurement-System

    Insbesondere Großhändler nutzen die Form des halboffenen E-Procurements. Bei dieser Form des E-Procurements ist das System auf Lieferantenseite in das interne Netz eingebunden. Das halboffene System bietet zwei verschiedene Funktionen:

    1. Eine über den Browser zu erreichende Oberfläche, wo Kunden unmittelbar in die Abläufe des Lieferanten eingreifen oder Bestellungen aufgeben können.
    2. Eine Schnittstelle bei der der Kunde die Anbindung in sein eigenes System selbst (oder mit Hilfe von Softwarefirmen) vornehmen kann.

    Offenes E-Procurement-System

    Offene Systeme enthalten Kataloge verschiedener Lieferanten, daher nennt man diese auch Katalogsysteme. Insbesondere bei indirekten Gütern findet offenes E-Procurement seinen Gebrauch. Dieses System ist meist asynchron und per Internet miteinander verbunden.

    Zudem wird ebenfalls darin unterschieden, wer die digitale Lösung zum Einkauf betreibt:

    Lieferantensysteme (Sell-Side-System)

    Bei sogenannten Lieferantensystemen sind die Lieferanten die Anbieter, an die sich die Unternehmen i.d.R. anpassen müssen. Voraussetzung unternehmensseitig ist lediglich eine VPN-Verbindung. Diese Art von E-Procurement-Systemen lassen sich darüber hinaus einfach mit dem eigenen ERP-System verbinden.

    Beschaffersysteme (Buy-Side-Systeme)

    Bei Beschaffersystemen definiert der Abnehmer individuell die technischen Anforderungen für das Bestellsystem. Größere Unternehmen entwickelten für ihren Datenaustausch ein standardisiertes Datenaustauschformat. Dies stellte jedoch oft kleinere Lieferanten vor ein nahezu unlösbares Problem, da die Implementierung dieser Formate oft erhebliche Investitionskosten mit sich bringen.

    Elektronischer Marktplatz (Many-to-Many)

    Für den elektronischen Einkauf wird von einem unabhängigen Betreiber eine Plattform für Lieferanten und Unternehmen bereitgestellt.

    Vorteile des E-Procurement

    • Kostenersparnis: Automatisierungen minimieren einen Großteil der manuellen Prozesse und somit werden rund um die Beschaffung erhebliche Kosten eingespart.
    • Zeiteffizienz: Durch die digitale Plattform ist es möglich, Informationen wie Bestellungen, Anfragen oder auch Rechnungen auf einen Blick einzusehen und schneller zu bearbeiten.
    • Transparenz: E-Procurement-Lösungen bieten einen klaren Überblick. Relevante Informationen entlang des gesamten Beschaffungsprozess, wie z.B.: Ausgaben, Lieferantenleistungen, Bestellprognosen usw. sind für alle Involvierten jederzeit einsehbar.
    • Verbesserte Datenanalyse: Da alle wichtigen Informationen an einem Ort gesammelt werden, ist es möglich, gezielt Einkaufsgewohnheiten zu analysieren und dadurch bessere Verhandlungspositionen zu gewinnen.
    • Nachhaltigkeit: Durch vollkommen digitale Prozesse senkt E-Procurement den Papierverbrauch und unterstützt so umweltfreundliche Geschäftspraktiken.