Beschaffung

Definition: Was ist Beschaffung?

Mit der Beschaffung (engl. Procurement) sorgt ein Unternehmen dafür, dass jederzeit alle benötigten Roh- und Betriebsstoffe, Waren, Dienstleistungen und Informationen vorhanden sind, sodass die Prozesse und Abläufe innerhalb eines Unternehmens reibungslos funktionieren. Die bedarfsgerechte Versorgung mit Gütern und Material soll langfristig und zu möglichst geringen Kosten erfolgen. In produzierenden Unternehmen ist die Materialbeschaffung der wichtigste Bestandteil, damit die Produktion nicht ins Stocken gerät. Gerade in Zeiten der fortschreitenden Globalisierung, Digitalisierung, technologischen Fortschritten und unvorhersehbaren Ereignissen wie zuletzt der Corona-Pandemie ist es für Unternehmen wichtig, die Beschaffung effizient und effektiv zu gestalten und so eine Optimierung der Unternehmensleistung zu erreichen. Durch die Aufrechterhaltung der Versorgung eines Unternehmens ist die Beschaffung ein wichtiger Teil der Supply Chain. Die verantwortlichen Mitarbeiter kümmern sich neben optimalen Konditionen auch um eine permanente Verbesserung der Beschaffungsprozesse und darum, die Abläufe zu straffen. 

Zu den wesentlichen Aufgaben der Beschaffung zählen:

• Analyse, Bewertung und Auswahl der Lieferanten
• Einkauf von bestimmter Ware
• Planungsaufgaben
• Management der Lagerlogistik und Materialwirtschaft
• Organisation innerbetrieblicher Logistik 

Zu den Beschaffungsobjekten gehören u.a.:

• Rohstoffe
• Betriebs- und Hilfsstoffe
• Halbfabrikate
• Dienstleistungen
• Personal
• Informationen
• Betriebsmittel
• Informationen

Begriffsabgrenzung zum Bereich Einkauf

Die Begriffe Beschaffung und Einkauf werden häufig synonym verwendet, die Aktivitäten und Aufgaben in der Beschaffung gehen jedoch noch über den Einkauf hinaus. Die Beschaffung beschäftigt sich zusätzlich mit Tätigkeiten der Beschaffungslogistik wohingegen der Einkauf als die Teilfunktion der Beschaffung gesehen wird, die sich vor allem mit operativen Tätigkeiten bei der Versorgung des Unternehmens beschäftigt. Zu den Aufgaben des Einkaufs zählen u.a. Abwicklung und Nachbearbeitung von Bestellungen, Termin- und Wareneingangskontrollen und Einkaufsverhandlungen. 

Teilweise werden in den Begriff Beschaffung auch Faktoren wie Kapital, Personal, Daten, Informationen und Immobilien mit eingeschlossen. In diesem Glossarbeitrag geht es lediglich um die Beschaffung von Dienstleistungen und Gütern. 

Welche Arten von Beschaffung gibt es?

Im Wesentlichen wird zwischen drei Beschaffungsprinzipien unterschieden: Der Einzelbeschaffung, der Vorratsbeschaffung und der Just-in-Time-Beschaffung. Welches Prinzip angewendet wird, entscheidet der kurz-, mittel- oder langfristige Bedarf.

• Einzelbeschaffung: Bei diesem Prinzip wird das benötigte Material erst dann beschafft, wenn es für einen Kundenauftrag o.Ä. benötigt wird. Auch bei wenig nachgefragten Produkten oder Sonderanfertigungen kommt es zur Anwendung.
• Vorratsbeschaffung: Produzierende Unternehmen beschaffen häufig auf Vorrat und bewahren die Ware im Lager auf, damit das benötigte Rohmaterial stets verfügbar ist. Meist werden den Lieferanten größere Mengen abgenommen bzw. kleine Lieferintervalle vereinbart, damit die Produktion nicht ins Stocken kommt. Ein Überbestand muss jedoch vermieden werden, um Unwirtschaftlichkeit zu vermeiden.
• Just-in-Time-Beschaffung: Dieses Prinzip wird auch fertigungssynchrone Beschaffung genannt und ist eine Mischform von Einzel- und Vorratsbeschaffung. Die Lieferung erfolgt zum festgelegten Zeitpunkt, an dem die Ware gebraucht wird. Daher entfällt die Einlagerung im Lager des Unternehmens. 

Operative vs. strategische Beschaffung

Der Beschaffungsprozess wird in einen strategischen und einen operativen Bereich aufgeteilt. Der strategische Bereich fällt unter die Management-Aufgaben, wohingegen der operative Bereich für alle Tätigkeiten der kurz- bis mittelfristigen Material- und Dienstleistungsversorgung im laufenden Betrieb zuständig ist.

Operative Beschaffung

Die operative Beschaffung ist Teil des Tagesgeschäfts und arbeitet eng mit der Materialwirtschaft zusammen. Es handelt sich dabei um einen kurzfristigen und reaktiven Ansatz bei der Verwaltung der Beschaffungsaktivitäten. Die operative Beschaffung hat die von der strategischen Beschaffung geschaffenen Rahmenbedingungen zu beachten. 

Aufgaben in der operativen Beschaffung

• Lieferantenauswahl
• Bestandskontrollen
• Bedarfsermittlung
• Bestellungen und  Bestellüberwachung
• Beschaffungslogistik
• Disposition & Prognosen
• B- und C- Artikel-Management

Strategische Beschaffung

Unter der strategischen Beschaffung versteht man die langfristige Sicherung eines Unternehmens. Ziel ist es, möglichst niedrige Gesamtbetriebskosten gemeinsam mit einem minimalen Lieferkettenrisiko zu erzielen. 

Aufgaben in der strategischen Beschaffung

• Festlegung von Beschaffungsstrategien
• Beobachtung und Analyse anderer Märkte
• Bewertung von Lieferanten
• Lieferantenreduktion
• Single-Sourcing
• Planung und Einsatz geeigneter Softwaretools
• Erstellung von Beschaffungsportfolios

Welche Ziele hat die Beschaffung?

Ziel ist es, dem Unternehmen eine langfristige Sicherstellung von benötigten Gütern zu garantieren, die das Unternehmen selbst nicht herstellt. Dabei sollen die Kosten möglichst gering gehalten werden. Eine optimale Beschaffung sorgt dafür, dass ein Unternehmen seine Produktion unterbrechungsfrei fortführen kann. Ziel ist es, die richtige Menge zur richtigen Zeit, in richtiger Qualität am richtigen Ort zu beschaffen und bereitzustellen. 

Was ist Beschaffungslogistik?

Die Beschaffungslogistik sorgt dafür, dass die Materialversorgung eines Unternehmens jederzeit gewährleistet ist. Sie umfasst dabei alle Prozesse vom Wareneinkauf bis zum Warentransport in die Produktion und ist daher als Verbindungsstück zwischen Absatzlogistik und Produktionslogistik eines Unternehmens zu sehen. Ein Schritt der Beschaffungslogistik ist die Bedarfsermittlung. Diese setzt sich zusammen aus dem Bedarf und Aufträgen der Kunden und dem aktuellen Lagerbestand. Dann gibt es noch die Bezugsquellenermittlung, welche sich aus dem Vergleich des Angebotes ergibt. Daraufhin folgt die Bestellung des Materials, die Prüfung am Wareneingang auf Menge und Qualität und schließlich die Einlagerung des Materials im Lager.