Beschaffungsplanung

Definition: Was ist Beschaffungsplanung?

Die Beschaffungsplanung umfasst alle innerhalb eines Unternehmens ablaufenden Entscheidungen von der Vorbereitung, über den Wareneinkauf bis hin zu dem Treffen von relevanten Entscheidungen und Planungen im Bereich der Beschaffung – und das zu einem festgelegten Budget. 

Welche Aufgaben hat die Beschaffungsplanung?

Aufgabe der Beschaffungsplanung ist es unter anderem, den richtigen Zeitpunkt einer Bestellung und die richtige Bestellmenge festzulegen. Die Aufgaben der Beschaffungsplanung lassen sich grundsätzlich dem Bereich der Disposition zuordnen. Zu den weiteren Aufgaben gehören außerdem:

• Bestellpunktrechnung: Bei dieser Art der Rechnung soll der optimale Bestellzeitpunkt ausgerechnet werden. Hierfür werden zunächst der Sollbestand und der zugehörige Mindestbestand ausgerechnet. Wird der Mindestbestand überschritten, sollte der Bestand automatisch aufgefüllt werden, damit der richtige Bedarf im Lager vorhanden ist.
• Bestellmengenrechnung: Diese Rechnung wird meist im Anschluss durchgeführt und gibt an, welche Menge eine Bestellung umfassen sollte. Die Bestellmengenrechnung kann durch verschiedene Faktoren in der Beschaffungsplanung beeinflusst werden, wie zum Beispiel den Lagerhaltungskosten, die Bestellkosten, den Lagerkapazitäten, den Kapazitäten am Wareneingang oder auch den Einkaufskonditionen.

Wie lässt sich die Beschaffungsplanung optimieren?

Um die Beschaffungsplanung optimal durchführen zu können, ist es ratsam, u.a. eine sogenannte ABC-Analyse anzuwenden. Bei dieser Art der Analyse werden die Produkte der Wichtigkeit nach sortiert. Dabei besitzen Güter der Klasse A den höchsten Wert und Ware der Klasse C den niedrigsten Wert. Diese Aufteilung ist sinnvoll, da die einzelnen Güter oft eine andere Kapitalbindung haben. Mithilfe der ABC-Analyse können zum Beispiel Schwerpunkte in der Beschaffung verändert und eine Optimierung der Lager-Infrastruktur vorgenommen werden.

Begriffsabgrenzung: Bedarfsplanung

Bei der Bedarfsplanung wird die benötigte Menge an Waren oder des Bedarfs ermittelt, die für einen bestimmten Zeitraum nötig ist, um ein Produkt herzustellen. Die Bedarfsplanung hat zudem das Ziel, den Lagerbestand dahingehend zu optimieren, dass bei möglichst geringen Kosten ein optimaler Lagerbestand im Lager vorhanden ist. Die Bedarfsplanung ist ein wichtiger Teil der Beschaffungsplanung, da hierdurch zum Beispiel Kosten des Bestellprozesses, Einkaufskonditionen oder auch die Ausnutzung von Lagerkapazitäten optimiert werden können. 

Welche Strategien verfolgt die Beschaffung?

Grundsätzlich kann in der Beschaffung zwischen der operativen und der strategischen Beschaffung unterschieden werden. Die strategische Beschaffung befasst sich mit der Identifizierung der Anforderungen eines Unternehmens sowie deren aktuellen Lieferanten und stellt auf diese Weise sicher, dass die allgemeinen geschäftlichen Anforderungen mit dem jeweiligen Lieferanten abgestimmt werden können. Die operative Beschaffung befasst sich mit dem Auslösen von Bestellungen auf Grundlage einer vorab definierten Strategie, um langfristig bessere Ergebnisse erzielen zu können. 

Was ist ein Beschaffungsplan?

Die Erstellung eines Beschaffungsplans erfolgt auf Basis eines Beschaffungsplanungsprozesses. Bei diesem wird ermittelt, welche Güter, Dienstleistungen und Arbeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraumes erworben werden müssen. Der Beschaffungsplan ist dafür zuständig den gesamten Beschaffungsplan eines Unternehmens zu steuern. Zu den Aufgaben des Beschaffungsplans zählen unter anderem auch die Vorbereitung von relevanten Daten, als auch das Treffen von Entscheidungen. Der Beschaffungsplan beschäftigt sich mit der optimalen Beschaffung eines Unternehmen zu einem festgelegten Budget. 

Welche Ziele hat die Beschaffungsplanung? 

Das Hauptziel der Beschaffungsplanung ist es, bei möglichst geringen Lagerkosten eine möglichst hohe Effizienz der Prozesse zu erzielen. Zudem soll der benötigte Bedarf in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur optimalen Bestellmenge zur Verfügung stehen. Zu den Zielen der Beschaffung zählen außerdem:

• Minimierung der Beschaffungskosten: Während der Produktion entstehen unterschiedliche Kosten, wie zum Beispiel Produktkosten, Transportkosten und Kosten der eventuellen Zwischenlagerung für den weiteren Bestellprozess. Die Produktkosten lassen sich durch Vergleiche und einen eventuellen Wechsel der Lieferanten senken, auch die Transportkosten können sich ggf. durch einen Wechsel des Lieferanten senken lassen. Eine vorab durchgeführte Bedarfsplanung kann ebenfalls dabei helfen, die Kosten zu senken. 
• Risiken der Beschaffung minimieren: Die häufigsten Risiken in diesem Bereich sind Verspätungen der Lieferanten oder Lieferengpässe sowie eine Beschädigung oder Verspätung des Transportes. Engpässe bei der Lieferung lassen sich durch die Umstellung oder Ausweitung der Beschaffungsstrategie verhindern. Zudem kann eine Umlagerung von einem auf mehrere Lieferanten bei diesem Thema unterstützen. Auch ein gewisser Vorrat des benötigten Bedarfs im Lager, der vor Out-of-Stock-Situationen schützt, schafft zusätzliche Sicherheit.
• Bestimmung der Qualität: Wenn ein Unternehmen qualitativ hochwertige Produkte erzeugen möchte, sollten die dafür eingesetzten Materialien ebenfalls von guter Qualität sein. Zudem sollten die benötigten Materialien nicht gesundheitsschädlich oder in anderer Weise schädlich sein.
• Einhaltung der Prozesse: Ein Unternehmen kann nur gut funktionieren, wenn es gut strukturierte Prozesse entlang der Herstellungskette aufweist und es nicht zu Verzögerungen oder Ausfällen kommt.