Management by Exception

Definition: Was bedeutet Management by Exception? 

Die Managementtechnik bezieht sich im Allgemeinen darauf, dass Mitarbeiter eigenständig handeln und Führungskräfte nur im Ausnahmefall eingreifen. Das selbstständige Handeln der Mitarbeiter steht hierbei im Vordergrund. Kommt es also zu Abweichungen des normalen Workflows, und zwar in Form von teilweise vorhersehbaren, komplett vorhersehbaren oder unvorhersehbaren Ereignissen, greift der Exception-Prozess. Sobald Vorgesetzte eines Unternehmens also feststellen, dass die festgelegten Ziele auf diese Weise wahrscheinlich nicht erreicht werden können, greifen diese in den Prozess ein.

Wie funktioniert Management by Exeption?

Damit das Management erfolgreich ablaufen kann, sollten vorab Ziele definiert und festgelegt werden. Wichtig ist, dass die Ziele hierbei messbar, also letztendlich auch vergleichbar sind. Es sollte daraufhin zudem eine sogenannte Toleranzgrenze des jeweiligen Vorgesetzten gesetzt werden, um die Motivation der einzelnen Mitarbeiter und den Erfolg steigern zu können. Nach diesem Schritt werden die zuständigen Mitarbeiter zu eigenverantwortlichem Handeln angeregt. Die jeweiligen Mitarbeiter setzen das vorher bestimmte Ziel nun mit eigenen Ideen und Maßnahmen um. Hierbei bieten sich verschiedene Möglichkeiten, das Konzept weitestgehend umzusetzen. Bestimmte Werbekampagnen oder Aktionen eignen sich hierfür zum Beispiel. Während des Prozesses werden immer wieder sogenannte Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt, bei denen die Soll-Werte mit dem aktuellen Ist-Zustand verglichen werden sollen. Sobald eine Abweichung der angestrebten Werte erkannt wird, kontaktiert der Vorgesetze den jeweiligen Mitarbeiter und zusammen werden weitere Möglichkeiten zur weiteren Lösungsfindung besprochen.

Wie erfolgt MbE in der Logistik?

Im Logistikkontext kommt Management by Exception zum Beispiel in Supply-Chain-Prozessen zum Einsatz. In der Logistik wird im Normalfall keine 100%ige Automatisierung erreicht, doch in einigen Bereich sind es nur noch 5 %, in denen das Exception Handling stattfindet. Die Funktionalitäten von Management by Exception helfen Unternehmen in der Logistik dabei, auf abweichende Situationen zu reagieren, indem Supply-Chain-Prozesse automatisiert werden. Dies erfolgt i.d.R. durch den Einsatz intelligenter Software, die basierend auf Algorithmen selbstständig Entscheidungen trifft und regelmäßig wiederkehrende Arbeitsabläufe übernehmen kann. Oft gibt es auch im Bereich der Logistik noch keine 100%ige Automatisierung der Prozesse, aber das manuelle Handeln kann durch das Management by Exeption deutlich gesenkt werden. 

Was sind die Vorteile von Management by Exception in der Logistik?

• Höhere Produktivität: Mitarbeiter müssen sich nur noch mit den Ausnahmen beschäftigen, Routinevorgänge entfallen dementsprechend und die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Auch die Priorisierung von Aufgaben wird von der Software übernommen.
• Proaktivität: Die Software liefert Statistiken zu den Ausnahmefällen. Mit diesen Daten kann erkannt werden, warum und wann es zu Abweichungen kommt. Daraus kann das System mögliche Lösungsansätze liefern, sodass Unternehmen frühzeitig agieren können, anstatt später zu reagieren.
• Risikominimierung: Die Supply Chain kann im Falle eines unvorhersehbaren Ereignisses schneller mobilisiert werden und ein hohes Leistungsniveau sicherstellen.

Was sind die Nachteile von Management by Exeption?

Auch MbE bietet einige Nachteile, die vor der Einführung beachtet werden sollten:

• Gefahr einer Verschleierung: Bei diesem Führungsstil besteht die Gefahr, dass die angestellten Mitarbeiter absichtlich schlechte Ergebnisse zu vertuschen.
• Keine neuen Aufgaben: In der Regel führen die Mitarbeiter immer nur die gleichen Aufgaben aus und haben auf diese Weise nicht die Chance, eigenständig neue Aufgaben zu erledigen.
• Ausreichende Kontrolle notwendig: Werden Mitarbeiter nicht ausreichend kontrolliert, kann dies zu zunehmenden Fehlern führen.

Welche alternativen Führungstechniken gibt es?

Abgesehen von Management by Exeption gibt es noch einige andere Führungstechniken mit jeweils anderen Schwerpunkten:

• Management by Delegation (MbD): Dieses System bedeutet so viel wie „Führung durch Übertragung von Aufgaben“ und zeichnet sich dadurch aus, dass die Führungskraft Aufgaben, Verantwortung und Handlungskompetenzen komplett an Mitarbeiter abgibt.
• Management by Objectives (MbO): Dieses Führungssystem bedeutet so viel wie "Führung durch Ziele". Hierbei einigen sich Führungskräfte und Geführte auf die Vereinbarung von Zielen.
• Management by Decision Rules (MbDR): Dieser Führungsstil wird meist nicht allein, sondern in Kombination mit anderen Führungstechniken angewendet. Hierbei gilt die sogenannte "wenn-dann-Regel", die bei Ausnahmesituationen außerhalb der Routineaufgaben greift.
• Management by Systems (MbS): Dieses System gilt als Erweiterung des MbDR-Systems und umfasst alle Regelungen außerhalb der Routineaufgaben.