Auftrag

Definition: Was ist ein Auftrag?

Der Begriff Auftrag beschreibt in der Rechtswissenschaft einen Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, bei dem sich der Beauftragte dazu verpflichtet, das ihm zugetragene Geschäft entgeltlich zu erledigen. Sowohl der Beauftragte als auch der Auftragnehmer haben hierbei einige Pflichten, wie beispielsweise die entgeltliche Besorgung zum vereinbarten Zeitpunkt zu erfüllen. 

Welche Arten von Aufträgen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Aufträgen. Grundsätzlich kann zwischen folgenden Aufträgen unterschieden werden:

• Kundenaufträge im Dienstleistungsbereich
• Kundenaufträge im industriellen Bereich
• Kundenaufträge im Konsumbereich
• Kundenaufträge im handwerklichen Bereich

Kundenaufträge im Dienstleistungsbereich: Hierzu zählen alle immateriellen Aufträge. Die Aufträge können hierbei in unterschiedlichen Bereichen auftreten. Im IT-Bereich können Kunden beispielsweise eine spezielle Softwareentwicklung oder auch Datenmanagement beauftragen. Auch Leistungen aus dem Handwerk oder der Bewirtung in einem Restaurant gehören dazu.

Bei den Kundenaufträgen im industriellen Bereich handelt es sich meist um die Erstellung komplexer Maschinen, Gebäuden oder anderen technischen Anlagen. Diese werden im Auftrag zudem oft individuell auf den Kunden angepasst. Diese Art der Auftrages gilt als aufwendig und komplex, da meist tausende von Seiten als Begleitdokument des Auftrages geschrieben werden und dabei auf zahlreiche Gesetzte, Normen und Richtlinien geachtet werden muss.

Kundenaufträge im Konsumgüterbereich: Diese Art von Auftrag ist vergleichsweise einfach, wenn es sich um bekannte Produkte mit angegebener Artikel- und Bestellnummer handelt. Viele Unternehmen bieten im Internet mittlerweile Produktkonfigurationen an, zum Beispiel bei Fahrzeugen. So können die Konsumenten spezifische Merkmale auswählen und angeben.

Die Spezifikation von Kundenaufträgen im handwerklichen Bereich ist ebenfalls schwierig, vor allem, wenn der Auftraggeber keine genauen Vorstellungen hat. Aus diesem Grund bieten manche Unternehmen sogenannte Leistungskataloge an, mit denen erste Leitfäden geschaffen werden.

Was ist der Ablauf eines Auftrages?

Der Vorgang vom ersten Kundenwunsch bis hin zur Rechnungsausstellung bezeichnet man als Auftragsabwicklung. Generell laufen Aufträge nicht immer gleich ab, es kommt auf Branche des Unternehmens und die Art des Auftrags an. So unterscheiden sich beispielsweise Aufträge im Bereich des Marketings maßgeblich von denen eines Onlinehändlers.

Im Folgenden ein Beispiel für einen elektronischen Auftrag für eine Bestellung im Internet:

• Angebotsanfrage/Erfassen der Auftragsdaten
• Prüfung der Bonität eines Kunden
• Auftragsbestätigung
• Erstellen eines Lieferscheins
• Fakturierung
• Weiterleitung der Daten
• Überprüfung des Zahlungseinganges
• Nachträgliche Kundenbetreuung

Bei dem ersten Schritt des Erfassens der Auftragsdaten werden die Art des Auftrages, die Kundendaten sowie die Art und Anzahl der bestellten Waren erfasst. Danach wird die Bonität des Kunden überprüft. Besonders bei Rechnungen mit hohem Wert ist es sinnvoll, eine Bonitätsprüfung der Kunden durchzuführen, um die Liquidität des Kunden zu prüfen. Danach erstellt der Händler eine Auftragsbestätigung. Diese enthält alle Daten der bestellten Menge und weist auch auf ein nicht lieferbares Produkt hin. Auf dem Lieferschein lässt sich erkennen, welche Artikel in welcher Anzahl in der Lieferung enthalten sind. Außerdem dient er dem Empfänger zur Kontrolle. Unter Fakturierung versteht man die Rechnungserstellung. Wenn dieser Schritt vor dem Zusammenstellen der Lieferung geschieht, spricht man von Vorfakturierung. Dementsprechend gibt es auch eine Nachfakturierung. Eine Vorfakturierung macht zum Beispiel dann Sinn, wenn die Rechnung der Bestellung beigefügt werden soll. Durch die übermittelten Daten aus dem Vertrieb ins Lager können die Mitarbeiter nun die Sendung zusammenstellen. Es werden Lieferschein, Versandpapiere und ggf. eine Rechnung der Bestellung beigefügt. Unter der Überprüfung des Zahlungseingangs versteht man das Kontrollieren der Bezahlung eines Kunden. Die Zahlungsfrist sollte vorher in einem Vertrag festgelegt, und bei Nichteinhalten mit Erinnerungen darauf aufmerksam gemacht werden. Zur nachträglichen Kundenbefragung gehört einerseits das offizielle Retourenmanagement, andererseits hat das Unternehmen hier auch die Möglichkeit durch Umfragen oder Werbung für andere Produkte das Unternehmen entsprechend in gutes Licht zu rücken.

In einem Marketingbüro läuft ein Auftrag anders ab, wie in diesem Beispiel dargestellt ist:

• Angebotserstellung
• Überprüfung und Erfassung des Auftrages
• Auftragsbestätigung
• Auftaktgespräch
• Interne und externe Aufgabenverteilung
• Zwischengespräche
• Abnahmen der externen Aufgaben
• Abgabe an Kunden
• Rechnungserstellung und Kontrolle des Zahlungseingangs
• Nachbetreuung

Bevor ein Angebot erstellt werden kann, wird meist vorher der Preis kalkuliert. Sobald der Kunde einverstanden ist, erteilt dieser einen Auftrag. Anschließend wird der Auftrag erfasst und auf Preis, Beschreibungen und andere Merkmale überprüft. Nachdem dies erledigt wurde, wird die Auftragsbestätigung erstellt. Sie umfasst – ähnlich wie bei dem Online-Auftrag – die  Preisspanne, den Preis den geplanten Übergabetermin. Bei dem ersten, sogenannten Auftaktgespräch können alle Mitarbeiter des Projektes beteiligt sein. In diesem Gespräch geht es grundsätzlich um organisatorische Dinge und ungeklärte Sachverhalte. Bei der internen und externen Aufgabenverteilung werden die Mitarbeiter aufgeklärt und Aufgaben verteilt damit es nicht zu Missverständen kommen kann. Bei Zwischenterminen werden alle Mitarbeiter des Projektes auf einen Stand gebracht und haben die Möglichkeit, sich auszutauschen. Bevor das Projekt an den Kunden übergeben werden kann, ist die Abgabe von externen Arbeiten sinnvoll. Schließlich kann die Abgabe an den Kunden erfolgen. ist dieser zufrieden mit dem Projekt, kann direkt zur Rechnungserstellung übergegangen werden. Wenn diese Schritte vollendet sind, ist eine Nachbetreuung des Kunden sinnvoll, um diesen weiter zu unterstützen. 

FAQ

Was versteht man unter einem Auftrag?

Ein Auftrag ist eine Vereinbarung zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer über die Lieferung einer Ware oder die Erbringung einer Dienstleistung. Es gibt dementsprechend Kundenaufträge im Dienstleistungsbereich, im Konsumbereich, in industriellen Bereich und im handwerklichen Bereich.

Wie läuft die Abwicklung eines Auftrages ab?

Die Auftragsabwicklung umfasst im Wesentlichen fünf Schritte: Angebot und Verhandlung, formale Auftragserteilung, Ausführung der Arbeit, Abnahme der Leistung durch den Auftraggeber und zuletzt die Zahlung. Die Details können je nach Auftragstyp variieren.