Warenwirtschaftssystem

Der Begriff Warenwirtschaftssystem – auch WWS oder WaWi – genannt, ist ein computergestütztes Verfahren, das dazu dient, relevante Daten für die Steuerung des Materialflusses zielorientiert zu erfassen und zu verarbeiten. 

Das Warenwirtschaftssystem ist ein computergestütztes Verfahren, das dazu dient, relevante Daten zielorientiert zu erfassen und zu verarbeiten. Das Warenwirtschaftssystem ist ein computergestütztes Verfahren, das dazu dient, relevante Daten zielorientiert zu erfassen und zu verarbeiten.

Definition: Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Software, die die innerhalb eines Unternehmens ablaufenden Warenströme über mehrere Stufen hinweg abbilden kann. Die Hauptbestandteile eines Warenwirtschaftssystems sind hierbei die Bereiche des Verkaufs, der Einkauf, der Wareneingang und der Warenausgang sowie die Lagerhaltung. Warenwirtschaftssysteme kommen oft in Fertigungsbetrieben oder im Großhandel vor, doch auch im Bereich des Einzelhandels und bei immer mehr kleinen und mittelständischen Unternehmen kommt dieses System zum Einsatz. 

Definition: Was ist Warenwirtschaft? 

Die Warenwirtschaft, auch Merchandise Management, genannt, ist Teil der Betriebswirtschaftslehre und umfasst die gesamte Verwaltung von Gütern innerhalb eines Unternehmens mit dem Ziel, einen bestmöglichen wirtschaftlichen Umgang der Waren zu gewährleisten und eine bestmögliche Optimierung einzuleiten. Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, die Bereiche Wareneingang, Warenausgang, den Vertrieb, den Wareneinkauf den Warenbestand und die Lagerung der Ware zu organisieren. 

Welche Bestandteile hat ein WWS?

Ein Warenwirtschaftssystem kann in fünf große Bestandteile unterteilt werden: 

  • Das Einkaufssystem verwaltet das Warenangebot und nimmt alle Bestellungen und Aufträge entgegen. Auch das Bearbeiten und anschließende Weiterleiten von Aufträgen sowie die Annahme von Reklamationen fallen in diesen Bereich.
  • Das Verkaufssystem beschäftigt sich mit dem Thema Verkauf. So nimmt das System Kundendaten entgegen und befasst sich mit der Planung von Verkaufsaktionen. Das Erfassen verkaufsrelevanter Daten sowie das Bereitstellen von Kunden- und Käuferdaten zählen ebenfalls dazu, genauso wie der gesamte Prozess von Retouren. 
  • Das Wareneingangssystem überprüft und kontrolliert am Wareneingang die Rechnungen, bevor die Ware entgegengenommen wird. Auch die Anlieferung von Waren wird in diesem Bereich überwacht.
  • Das Warenausgangssystem ist für die Kontrolle am Warenausgang und für die Bearbeitung von Aufträgen zuständig. Zudem stellt das System das Sortiment bereit und wickelt Aufträge ab.
  • Das Lagerwirtschaftssystem beschäftigt sich mit der Verwaltung von Lagerplätzen und zeichnet die Ware aus. Das System führt auch den gesamten Lagerbestand auf und befasst sich mit Umlagerungen innerhalb eines Lagers. Die Abwicklung von Inventurmaßnahmen zählt ebenfalls hierzu.

Was sind die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems?

Ein Warenwirtschaftssystem umfasst mehrere Aufgaben, die sich je nach der Branche und der Anforderung des jeweiligen Unternehmens unterscheiden können. Zum Beispiel steuert es den gesamten Warenfluss, hat die Möglichkeit relevante Daten über Kunden zu erfassen und betriebliche Vorgänge zu erfassen. Zudem bietet das System die Möglichkeit, die Bestände zu erfassen, um beispielsweise eine anschließende Bestandsaufnahme oder Inventur durchzuführen. Auch statistische Auswertungen zu Warenflüssen o.Ä. sind möglich. 

Welche Funktionen hat ein Warenwirtschaftssystem?

Die Funktionen eines solchen Systems unterscheiden sich je nach Anbieter und den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. Zu den Funktionen eines WWS können unter anderem gehören: 

  • Schnittstellen zu Kassen
  • Provisionsabrechnung 
  • Erfassung und Verwaltung von Zeit
  • Finanzmanagement
  • Verwaltung von Verkaufsfilialen
  • Datenaustausch über Schnittstellen und die Auswertung der Daten

Welche Ziele hat der Einsatz eines Warenwirtschaftssystem? 

Das Hauptziel eines Warenwirtschaftssystems ist es, dass alle Prozesse eines Unternehmens möglichst reibungslos, transparent und effizient ablaufen. Zu den Zielen können außerdem eine Zeitersparnis und eine gleichzeitige Minimierung der Fehler durch die automatisierten Abläufe zählen sowie eine hohe Transparenz aufgrund der Verfügbarkeit der Daten in Echtzeit. Es liegt ein zentraler Datenbestand vor, was den Aufwand für Datenpflege reduziert und zudem die Qualität der Daten erhöht. Das System hat zudem die Möglichkeit, sogenannte "Renner-Penner-Listen" zu erstellen, bei der automatische Bestellvorschläge für Nachschub sorgen. Im Bereich der Lagerverwaltung unterstützt das System mit automatischen Lieferscheinen, im Bereich des Verkaufs ist eine Anbindung an Shopsysteme möglich, was Omnichannel-Strategien ermöglicht. Auch im Marketing ist das System ebenfalls von Vorteil, da es Informationen über die Interessenten und Kunden zentral sammelt. Allgemein können die Ziele wie folgt definiert werden:

  • Automatisierung der Prozesse
  • Unterstützung von jeglichem Wachstum
  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit 
  • Mehr Transparenz
  • Steigerung der Effizienz
  • Zeitersparnis

Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Nutzung eines Systems für Warenwirtschaft bietet zahlreiche Vorteile wie zum Beispiel die Einsparung von Zeit und Budget.  Die Daten zu Warenbewegungen und Lagerbeständen innerhalb des Lagers werden sicher elektronisch erfasst und können jederzeit elektronisch abgerufen werden. Mit einem WWS ist es ebenfalls möglich, mehrere Produkte gleichzeitig in verschiedenen Lagern zu verwalten. Zudem ermöglicht ein WWS eine geordnete und sortierte Pflege der Daten in einem System und eine optimierte Lagerverwaltung auch innerhalb verschiedener Lager. Das System bietet dem Nutzer zudem tagesaktuelle Statistiken, was ihm eine Sortimentsoptimierung und Echtzeit- Auswertungen ermöglicht. Das System unterstützt auch im Bereich der Auftragsabwicklung sowie dem Einkauf und der Beschaffung. Die Erstellung von Angeboten beispielsweise läuft automatisch und somit viel schneller ab. Dies umfasst zum Beispiel auch die Bereiche: Bedarfsermittlung, Logistik, Lagerung, Marketing, Vertrieb, Controlling und viele mehr.

In welcher Form werden WWS angeboten? 

Warenwirtschaftssysteme werden in offener oder geschlossener Form und als Individualsoftware angeboten. Ein geschlossenes System umfasst folgende Module: das Wareneingangsmodul und das Warenausgangsmodul, ein Modul in dem Bereich des Bestellwesens und der Disposition, die Ausgabe von Bestellvorschlägen und Hilfe bei der Disposition. Dazu gehören auch die Überwachung der Prozesse und die Bestellschreibung. Wenn eines oder mehrere dieser Module nicht vorhanden sind, wird das WWS als sogenanntes offenes Warenwirtschaftssystem  bezeichnet. Ein integriertes WWS  ist dann vorhanden, wenn sämtliche Bestandteile/Module integriert und zudem Verbindungen zu Instituten, Lieferanten, Banken oder anderen Komponenten vorhanden sind.

Was ist der Unterschied zwischen ERP-Systemen und einer Warenwirtschaft? 

Ein Enterprise-Ressource-Planning-System, kurz ERP, ist eine betriebswirtschaftliche Softwarelösung, die alle Geschäftsprozesse steuert, bündelt und unterstützt. Darunter zählen zum Beispiel die Bereiche Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Logistik, Service und Beschaffung. ERP und Warenwirtschaft werden oft synonym verwendet, obwohl es sich um Systeme mit unterschiedlichen Funktionen handelt. Die Warenwirtschaft befasst sich hauptsächlich mit dem Materialfluss, wohingegen ein ERP-System mehr Funktionen aufweisen kann. ERP-Systeme beziehen sich auf die gesamte Ressourcenplanung eines Unternehmens. Während das System damals nur in reinen Handelsunternehmen eingesetzt wurde, eignen sich Warenwirtschaftssysteme mittlerweile grundsätzlich für die verschiedensten Arten von Unternehmen. ERP lässt sich - genau wie WWS - in allen Branchen einsetzen. Die Software für Warenwirtschaft kommt heutzutage am häufigsten in Fertigungsbetrieben oder auch im Einzelhandel oder Großhandel vor. 

In welchen Varianten wird Warenwirtschaft angeboten?

Die Softwareanbieter von Warenwirtschaftssystemen können grundsätzlich in drei Kategorien unterschieden werden:

  • Individualsoftware: Diese Art der Software ist eine speziell angefertigte Software. Die Lösung wird für bestimmte Zwecke entwickelt und individuell an die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse angepasst.
  • Branchensoftware: Die Branchensoftware wird als angepasste CRM-Software angeboten und eignet sich für Unternehmen einer bestimmten Branche, wie zum Beispiel eine Branchensoftware des Bereichs Automobilindustrie. 
  • Kaufmännische Standardsoftware: Diese Art der Software wird auch als ERP-Software bezeichnet und steuert und strukturiert alle kaufmännischen und administrativen Abläufe eines Unternehmens in den Bereichen Warenwirtschaft, Lagerhaltung, Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung. 

Schnittstellen in der Warenwirtschaft

Es ist möglich, innerhalb der Warenwirtschaft verschiedene Schnittstellen zu verschiedenen Bereichen zu bilden, um die Prozesse zu optimieren. Schnittstellen können zum Beispiel in folgenden Bereichen geschaffen werden:

  • Shopsysteme: Onlineshops können via Schnittstellen an das WWS angebunden werden, dadurch entfällt der manuelle Datenabgleich.
  • Online-Marktplätze: Es können auch Schnittstellen zu Online-Marktplätzen im Bereich des Online-Handels geschaffen werden. Ein Beispiel hierfür ist das CRM-System, bei dem unter anderem Daten über Kunden gepflegt werden. 
  • B2B-Marktplätze: Auch im Bereich des B2B können Schnittstellen geschaffen werden.

Wo wird das WWS genutzt? 

WWS werden häufig von Handelsunternehmen genutzt, die die Software dafür nutzen, ihre Ware weiterzuverkaufen. Großhändler, die so eine Lösung nutzen, vertreiben ihre Ware an gewerbliche Kunden (B2B), Einzelhändler verkaufen ihre Ware direkt an den Endkunden (B2C). 

In welcher Form wird WWS angeboten?

Ähnlich wie bei dem ERP-System kann das WWS lokal oder als Cloud-Lösung angeboten werden. Grundsätzlich kann unterschieden werden zwischen:

  • On Premise: Diese Art von Software kommt vor allem bei Unternehmen zum Einsatz, die ein eigenes Rechenzentrum betreiben. Das jeweilige Unternehmen erwirbt hier eine Lizenz für eine Version und ist damit alleiniger Nutzer und Besitzer des Systems. 
  • Warenwirtschaft als Cloud-Lösung: Hier bietet der Anbieter des Systems eine oder mehrere Ressourcen oder Dienstleistungen an, welche Unternehmen abonnieren können. Hier kann ebenfalls unterteilt werden in:
  • Infrastructure-as-a-Service: Dieses Modell wird auch mit IaaS abgekürzt und stellt dem Anbieter eine Hardware zur Verfügung, welcher diese eigenständig nutzen kann. Software-as-a-Service, auch SaaS genannt, bietet dem Anbieter ein vollständiges WWS an, auf das der jeweilige Nutzer über das Internet Zugriff erhält. 

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