Auftragsabwicklung

Definition: Was ist die Auftragsabwicklung?

Der Ablauf von der Bestellaufgabe durch den Kunden bis zum Zahlungseingang beim Lieferanten wird als Auftragsabwicklung bezeichnet. Die einzelnen Phasen umfassen in der Logistik die Kommissionierung, die Verpackung und die Übergabe der Waren an einen Spediteur. Der Spediteur sorgt im Anschluss für die Beförderung der Waren an den vom Kunden angegebenen Ort.

Die Auftragsabwicklung ist ein entscheidendes Element der Auftragserfüllung und gehört zu den Kernbereichen eines Unternehmens. Es sorgt dafür, dass die Kundenaufträge ordnungsgemäß vorbereitet und an den richtigen Ort geliefert werden. Der Prozess kann je nach Geschäftstätigkeit eines Unternehmens in einem Vertriebszentrum oder in einem Lager stattfinden, in dem Kommissionierer, Sortierer und Verpacker synchron arbeiten oder nur von einer einzelnen Person oder kleinen Gruppe durchgeführt werden.

Ablauf der Auftragsabwicklung

Wird ein Auftrag vom Kunden erteilt, beginnt die Auftragsbearbeitung. Dazu gehört u.a. eine Bonitätsprüfung, eine Disposition der Materialien, die Arbeitsplanung und die Erstellung der Versanddokumente.

Es gibt verschiedene Schritte von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung hier ein Überblick über den Ablauf:

• Auftragserteilung: Die Daten bzw. Auftragsdetails werden in das entsprechende System des Unternehmens aufgenommen. Zudem wird überprüft, ob das gewünschte Produkt vorrätig ist. 
• Kommissionierung: Der entsprechende Artikel wird aus dem Lager entnommen. Je schneller kommissioniert wird, desto schneller kann verpackt und versandt werden. Die Kommissionierung erfolgt manuell oder mit Unterstützung, Unternehmen setzen dazu verschiedene Kommissionierverfahren ein.
• Sortierung: Die kommissionierten Artikel werden ihrem jeweiligen Bestimmungsort getrennt zugeordnet. Zudem wird hier sichergestellt, dass die Artikel vollständig und in gutem Zustand sind.
• Verpacken: Der Artikel wird in einem geeigneten Versandkarton verpackt und etikettiert.
• Versand: Nun wird die Ware an ihren endgültigen Bestimmungsort transportiert. Der Versand erfolgt direkt oder die Ware wird mit anderen Lieferungen konsolidiert, um Kosten zu sparen. Ein System zur Sendungsverfolgung ermöglicht dem Kunden das Tracking seiner Bestellung.
• Zahlung: Die Zahlung erfolgt meist ebenfalls elektronisch, zu welchem Zeitpunkt kann der Kunde oft selbst auswählen (Vorkasse, Direktüberweisung, Rechnung etc.).
• Retoure: Wird ein Paket zurückgesendet, kommt das Retourenmanagement zum Einsatz, damit der Artikel wieder eingelagert und die Zahlung des Kunden zurücküberwiesen werden kann. 

Optimierung der Auftragsabwicklung

Ob B2B oder B2C die Auftragsabwicklung ist wichtiger Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Die Kunden erwarten schnelle und zuverlässige Lieferungen, wodurch der Wettbewerbsdruck sehr hoch ist. Daher müssen auch die organisatorischen Abläufe rund um die Aufträge möglichst reibungslos und effizient gestaltet werden. Daher kommen in immer mehr Unternehmen unterstützende Systeme zum Einsatz. Sie erfassen und speichern alle auftragsbezogenen Daten zentral - vom Bestand bis hin zur Sendungsverfolgung. So können alle Beteiligten jederzeit auf die Daten zugreifen. Gerade kleine Unternehmen wickeln Aufträge häufig noch manuell ab, vom Schreiben der Bestellscheine bis hin zur Übergabe der handverpackten Bestellungen. Je größer jedoch das Unternehmen, desto sinnvoller der Einsatz einer Software.

Vorteile einer Software für die Auftragsabwicklung

Durch den Einsatz einer speziellen Software werden die einzelnen Arbeitsschritte deutlich optimiert und laufen schneller, einfacher, transparenter und automatisiert ab. Alle Beteiligten haben durch die Software jederzeit digitalen Zugriff auf die Daten und sind somit immer auf dem neusten Stand. Außerdem können auf die gleiche Weise auch Informationen über die Sendung an den Kunden übermittelt werden. Fehler, die bei einer manuellen Eingabe während der Auftragsabwicklung entstehen können, werden vermieden. Zudem werden Zeit und Kosten gespart.

Die Vorteile im Überblick

• Schriftverkehr wird automatisch abgewickelt
• Gute Übersicht über alle Vorgänge
• Schnelle Bestellabwicklung für den Kunden
• Auswertungen und Kennzahlen
• Durchgängiger Datenfluss
• Einfache Integration in vorhandenes ERP-System
• Geringere Kosten

Welche unterschiedlichen Auftragsabwicklungen gibt es?

Grundsätzlich kann zwischen der Abwicklung von Aufträgen für Produkte und für Dienstleistungen unterschieden werden. Bei Aufträgen für Produkte kann außerdem danach unterschieden werden, ob das Produkt bereits vorrätig ist oder noch hergestellt werden muss. Teilweise beginnt die Herstellung des Produktes erst nach Auftragseingang. Bei Aufträgen im Dienstleistungsbereich spielt das Projektmanagement eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass der Auftrag zum richtigen Termin in richtiger Qualität vorliegt.

Wie lässt sich die Auftragsabwicklung optimieren?

Folgende Maßnahmen können dabei helfen, die Auftragsabwicklung zu optimieren:

• Analyse des aktuellen Ist-Zustandes sowie Erkennen und Behandeln von möglichen Schwachstellen
• Aktuelle Abläufe analysieren und ggf. neu strukturieren
• Erreichte Ergebnisse dokumentiere und festhalten, um die Prozesse transparenter abzubilden
• Unterstützung mithilfe von Digitalisierung wenn möglich
• Stetige Überprüfung der Abläufe, zur Unterstützung Feedback einholen und einarbeiten

FAQ

Was sind die Anforderungen an die Auftragsabwicklung?

Der Erfolg der Auftragsabwicklung lässt sich an verschiedenen Punkten erkennen, einige von ihnen sind die Termintreue, die Qualität, Kommunikation mit Kunden und die Kosten.

Welche Ziele hat die Auftragsabwicklung?

Die Abwicklung von Aufträgen sollten unter drei wesentlichen Zielen erfolgen, die wie folgt unterteilt werden können:

• Reduktion von Kosten: Werden Aufträge effizient abgewickelt und gut durchdacht, lassen sich im Unternehmen die Kosten und der Aufwand reduzieren.
• Pünktlichkeit und Qualität: Der Ablauf reibungsloser Prozesse ermöglicht die Sicherstellung von Pünktlichkeit und guter Qualität.
• Transparenz: Gut strukturierte Auftragsabwicklung sorgt für eine teamübergreifende Zusammenarbeit.