Definition: Was ist Beschaffung?
Mit der Beschaffung (engl. Procurement) sorgt ein Unternehmen dafür, dass jederzeit alle benötigten Roh- und Betriebsstoffe, Waren, Dienstleistungen und Informationen vorhanden sind, sodass die Prozesse und Abläufe innerhalb eines Unternehmens reibungslos funktionieren. Die bedarfsgerechte Versorgung mit Gütern und Material soll langfristig und zu möglichst geringen Kosten erfolgen. In produzierenden Unternehmen ist die Materialbeschaffung der wichtigste Bestandteil, damit die Produktion nicht ins Stocken gerät. Gerade in Zeiten der fortschreitenden Globalisierung, Digitalisierung, technologischen Fortschritten und unvorhersehbaren Ereignissen wie zuletzt der Corona-Pandemie ist es für Unternehmen wichtig, die Beschaffung effizient und effektiv zu gestalten und so eine Optimierung der Unternehmensleistung zu erreichen. Durch die Aufrechterhaltung der Versorgung eines Unternehmens ist die Beschaffung ein wichtiger Teil der Supply Chain. Die verantwortlichen Mitarbeiter kümmern sich neben optimalen Konditionen auch um eine permanente Verbesserung der Beschaffungsprozesse und darum, die Abläufe zu straffen.
Zu den wesentlichen Aufgaben der Beschaffung zählen:
- Analyse, Bewertung und Auswahl der Lieferanten
- Einkauf von bestimmter Ware
- Planungsaufgaben
- Management der Lagerlogistik und Materialwirtschaft
- Organisation innerbetrieblicher Logistik
Zu den Beschaffungsobjekten gehören u.a.:
- Rohstoffe
- Betriebs- und Hilfsstoffe
- Halbfabrikate
- Dienstleistungen
- Personal
- Informationen
- Betriebsmittel
- Informationen
Begriffsabgrenzung zum Bereich Einkauf
Die Begriffe Beschaffung und Einkauf werden häufig synonym verwendet, die Aktivitäten und Aufgaben in der Beschaffung gehen jedoch noch über den Einkauf hinaus. Die Beschaffung beschäftigt sich zusätzlich mit Tätigkeiten der Beschaffungslogistik wohingegen der Einkauf als die Teilfunktion der Beschaffung gesehen wird, die sich vor allem mit operativen Tätigkeiten bei der Versorgung des Unternehmens beschäftigt. Zu den Aufgaben des Einkaufs zählen u.a. Abwicklung und Nachbearbeitung von Bestellungen, Termin- und Wareneingangskontrollen und Einkaufsverhandlungen.
Teilweise werden in den Begriff Beschaffung auch Faktoren wie Kapital, Personal, Daten, Informationen und Immobilien mit eingeschlossen. In diesem Glossarbeitrag geht es lediglich um die Beschaffung von Dienstleistungen und Gütern.
Welche Arten von Beschaffung gibt es?
Im Wesentlichen wird zwischen drei Beschaffungsprinzipien unterschieden: Der Einzelbeschaffung, der Vorratsbeschaffung und der Just-in-Time-Beschaffung. Welches Prinzip angewendet wird, entscheidet der kurz-, mittel- oder langfristige Bedarf.
- Einzelbeschaffung: Bei diesem Prinzip wird das benötigte Material erst dann beschafft, wenn es für einen Kundenauftrag o.Ä. benötigt wird. Auch bei wenig nachgefragten Produkten oder Sonderanfertigungen kommt es zur Anwendung.
- Vorratsbeschaffung: Produzierende Unternehmen beschaffen häufig auf Vorrat und bewahren die Ware im Lager auf, damit das benötigte Rohmaterial stets verfügbar ist. Meist werden den Lieferanten größere Mengen abgenommen bzw. kleine Lieferintervalle vereinbart, damit die Produktion nicht ins Stocken kommt. Ein Überbestand muss jedoch vermieden werden, um Unwirtschaftlichkeit zu vermeiden.
- Just-in-Time-Beschaffung: Dieses Prinzip wird auch fertigungssynchrone Beschaffung genannt und ist eine Mischform von Einzel- und Vorratsbeschaffung. Die Lieferung erfolgt zum festgelegten Zeitpunkt, an dem die Ware gebraucht wird. Daher entfällt die Einlagerung im Lager des Unternehmens.
Operative vs. strategische Beschaffung
Der Beschaffungsprozess wird in einen strategischen und einen operativen Bereich aufgeteilt. Der strategische Bereich fällt unter die Management-Aufgaben, wohingegen der operative Bereich für alle Tätigkeiten der kurz- bis mittelfristigen Material- und Dienstleistungsversorgung im laufenden Betrieb zuständig ist.
Operative Beschaffung
Die operative Beschaffung ist Teil des Tagesgeschäfts und arbeitet eng mit der Materialwirtschaft zusammen. Es handelt sich dabei um einen kurzfristigen und reaktiven Ansatz bei der Verwaltung der Beschaffungsaktivitäten. Die operative Beschaffung hat die von der strategischen Beschaffung geschaffenen Rahmenbedingungen zu beachten.
Aufgaben in der operativen Beschaffung
- Lieferantenauswahl
- Bestandskontrollen
- Bedarfsermittlung
- Bestellungen und Bestellüberwachung
- Beschaffungslogistik
- Disposition & Prognosen
- B- und C- Artikel-Management
Strategische Beschaffung
Unter der strategischen Beschaffung versteht man die langfristige Sicherung eines Unternehmens. Ziel ist es, möglichst niedrige Gesamtbetriebskosten gemeinsam mit einem minimalen Lieferkettenrisiko zu erzielen.
Aufgaben in der strategischen Beschaffung
- Festlegung von Beschaffungsstrategien
- Beobachtung und Analyse anderer Märkte
- Bewertung von Lieferanten
- Lieferantenreduktion
- Single-Sourcing
- Planung und Einsatz geeigneter Softwaretools
- Erstellung von Beschaffungsportfolios
Welche Ziele hat die Beschaffung?
Ziel ist es, dem Unternehmen eine langfristige Sicherstellung von benötigten Gütern zu garantieren, die das Unternehmen selbst nicht herstellt. Dabei sollen die Kosten möglichst gering gehalten werden. Eine optimale Beschaffung sorgt dafür, dass ein Unternehmen seine Produktion unterbrechungsfrei fortführen kann. Ziel ist es, die richtige Menge zur richtigen Zeit, in richtiger Qualität am richtigen Ort zu beschaffen und bereitzustellen.
Was ist Beschaffungslogistik?
Die Beschaffungslogistik sorgt dafür, dass die Materialversorgung eines Unternehmens jederzeit gewährleistet ist. Sie umfasst dabei alle Prozesse vom Wareneinkauf bis zum Warentransport in die Produktion und ist daher als Verbindungsstück zwischen Absatzlogistik und Produktionslogistik eines Unternehmens zu sehen. Ein Schritt der Beschaffungslogistik ist die Bedarfsermittlung. Diese setzt sich zusammen aus dem Bedarf und Aufträgen der Kunden und dem aktuellen Lagerbestand. Dann gibt es noch die Bezugsquellenermittlung, welche sich aus dem Vergleich des Angebotes ergibt. Daraufhin folgt die Bestellung des Materials, die Prüfung am Wareneingang auf Menge und Qualität und schließlich die Einlagerung des Materials im Lager.
Was leistet eine Beschaffungssoftware?
Eine Beschaffungssoftware, im Englisch "procurement software", ist eine Speziallösung, die sämtliche Beschaffungsprozesse digitalisiert und automatisiert. Im Gegensatz zu einem recht starren ERP-System handelt es sich bei Beschaffungslösungen um agile, flexible und skalierbare Anwendungen. Mit ihrer Hilfe können die Abläufe in der Beschaffung auf einem System zentralisiert und für alle Mitarbeiter transparent gemacht werden. So werden manuelle Vorgänge, z.B. mit Excel-Listen, hinfällig. Die Software übernimmt automatisch Routinevorgänge wie Bestellvorschläge oder die Durchführung von Bestellungen, warnt vor Out-of-Stock-Situationen und berechnet dynamische Sicherheitsbestände. Diese Funktionen gewährleisten, dass durchgängige Materialflüsse aufrechterhalten werden und Engpässe vermieden werden. Ein weiterer bedeutender Aspekt ist das Lieferantenmanagement, bei dem die Software hilft, Lieferantenbeziehungen effizient zu verwalten und zu optimieren. Außerdem bietet sie umfangreiche Reporting-Funktionen, mit denen Unternehmen wichtige Daten zur Analyse und Entscheidungsfindung erhalten, um ihre strategische Beschaffung kontinuierlich zu verbessern.
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