Erfolgreiches Lieferantenmanagement: Warum die digitale Zusammenarbeit mit Lieferanten so wichtig ist

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Lieferkettengesetz, Corona, Brexit etc. - Die Zeichen stehen auf Sturm und die Lieferketten geraten immer mehr ins Wanken. Unternehmen versuchen, so schnell und flexibel wie möglich auf unvorhersehbare Marktveränderungen zu reagieren, um ihre Lieferfähigkeit bzw. Produktion aufrechtzuerhalten. Doch was geschieht, wenn ein wichtiger Partner nicht liefern kann oder Standards nicht einhält? Wie sieht der Plan B aus? Wie können Risiken in der Lieferkette frühzeitig erkannt werden? Ein wichtiger Erfolgsfaktor in diesem Zusammenhang ist das digitale Lieferantenmanagement. Warum das so ist, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

In den vergangenen Jahren haben sich Geschäftsprozesse vielerorts grundlegend verändert. Die Anforderungen der Kunden sind dynamischer und vor allem komplexer geworden. Um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten und Waren und Dienstleistungen jederzeit bereitstellen zu können, müssen Unternehmen die Beziehungen zu ihren Lieferanten intensivieren und optimieren. Denn die Zusammenarbeit mit Lieferanten ist ein integraler Erfolgsfaktor. Dem Lieferantenmanagement sollte daher eine hohe Bedeutung zugemessen werden. Lange Supply Chains aufgrund global verteilter Produktionsstätten haben dazu geführt, dass viele Standorte und zahlreiche Lieferanten unter einen Hut gebracht werden müssen. Das bringt einen riesigen Kommunikations- und Organisationsaufwand mit sich. Hakt es an einer Stelle, kann dies teilweise monatelange Auswirkungen haben, weil die Verfügbarkeit der Teile die Produktion beeinflusst und komplexe Umplanungen mit sich bringt.   

Wie unterstützt strategisches Lieferantenmanagement die Supply Chains? 

Das Lieferantenmanagement ist Teil der Beschaffung und meint die strategische und systematische Gestaltung und Steuerung der Beziehung zwischen Lieferant und Abnehmer. Es gestaltet und lenkt also die allgemeine Beziehung zwischen Lieferanten und Abnehmern im strategischen Einkauf mit dem Ziel, eine Lieferanten-Datenbank zu erstellen und Beziehungen zu sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern, um Synergien für Leistungssteigerungen und Kostenreduzierungen zu schaffen. Wer die Lieferanten-Abnehmer-Beziehung und die Prozesse optimiert, kann seine Ware besser, schneller und kostengünstiger beschaffen als der Wettbewerb. Leichter gesagt als getan, denn je größer das Unternehmen, desto größer und damit komplexer werden das Lieferantennetzwerk und damit auch die Risiken.  

Gute Lieferantenbeziehungen sind seit jeher eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Einkaufsstrategie. Doch was macht eine gute Beziehung zu den eigenen Lieferanten eigentlich aus? Im Wesentlichen sind es drei Eckpfeiler: 

  • Vertrauen: Trotz Digitalisierung spielt auch der persönliche Kontakt zum Lieferanten nach wie vor eine große Rolle. Dadurch entsteht Vertrauen, das mit sensiblen Daten gewissenhaft umgegangen wird. 
  • Verträge: Verträge sichern die Zusammenarbeit in Bezug auf Lieferbedingungen, Material, Mengen oder Ausfällen. Dennoch gilt es zu beachten, dass Lieferantenverträge nur eine Stufe einer Supply Chain abdecken, auf den Vertrag des Sublieferanten besteht meist kein Einfluss. 
  • Vernetzung: Eine transparente und tadellose interne Vernetzung bietet Erfolgspotenzial, insbesondere in Hinblick f zukünftige Bedarfe. In vielen Unternehmen gibt es jedoch keine gemeinsame Informations- und Planungsplattform, sondern viele verschiedene ERP-Systeme, Excel-Tabellen und fehlende Standardisierung. 

Warum digitales Lieferantenmanagement so wichtig ist 

Eine verbesserte Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten ist für viele Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Immer mehr Unternehmen setzen daher im Bereich Lieferantenmanagement auf softwarebasierte Unterstützung. Ein eingespielter und IT-gestützter Supply-Chain-Prozess minimiert die Risiken, steigert die Produktqualität und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit. Zudem erreichen Unternehmen durch die Digitalisierung eine höhere Resilienz in den Lieferketten und mehr Nachhaltigkeit. Auch die Klassifizierung, der Ausbau und die Weiterentwicklung der Lieferantenbasis ist wichtig, um zukunftsorientiert zu handeln. Ohne digitale Hilfe ist das in der heutigen Zeit gar nicht mehr möglich.  

Eine Software ermöglicht es unter anderem, Gefahren in der Supply Chain frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln. Agieren statt reagieren lautet hierbei das Motto. Unvorhersehbare Ereignisse wie die Pandemie, das verabschiedete Lieferkettengesetz oder auch der Brexit haben gezeigt, wie wichtig eine proaktive Steuerung der einzelnen Lieferanten ist. Unternehmen, die ihre Prozesse bereits digitalisiert hatten, waren deutlich handlungsfähiger als jene, die es (noch) nicht getan hatten. Effektives Lieferantenmanagement sorgt insgesamt für Kosteneinsparungen, starke langfristige Partnerschaften und betriebliche Effizienz. 

Sechs Vorteile durch Digitalisierung 

Mehr Transparenz 

Kommunikationsfehler können nie vollständig ausgeschlossen werden - Einkäufer können aber die Wahrscheinlichkeit minimieren, dass die Absprache mit den Lieferanten misslingt. Die Digitalisierung schafft eine neue Transparenz in den Prozessen und erleichtert die Kommunikation deutlich. Auf einer digitalen Plattform haben mehrere Mitarbeiter und Partner eines Unternehmens auf Lieferantenseite Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Fällt ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub aus, können die Kollegen sofort alle notwendigen Details zum jeweiligen Auftrag einsehen. 

Flexible Netzwerke 

Schwankungen und Produktionsausfälle können vermieden werden, wenn Unternehmen ihre internen und externen Netzwerke flexibel gestalten. So können zum Beispiel Lieferanten bei Engpässen kurzfristig gewechselt werden. Auch das Monitoring spielt hierbei eine wichtige Rolle, weil Veränderungen in der Performance erkannt werden können. Entsprechende Tools für das Lieferantenmanagement bieten ein hohes Maß an Flexibilität, sodass dem Einkauf im Idealfall ein ganzes Netzwerk an möglichen Lieferanten zur Verfügung steht. Auch der interne Austausch von Bestands- und Lieferdaten kann zuverlässig und fehlerfrei abgewickelt werden. 

Standardisierung 

Mit der Digitalisierung hält ein neuer Standard Einzug in die Unternehmen. Es werden von jedem Lieferanten standardisiert die gleichen Daten abgefragt. So wahren Einkäufer die Übersicht und können zudem besser vergleichen. 

Zusammenarbeit mit den Zulieferern intensivieren 

Mit einem digitalisierten Einkauf wird die Kooperation zwischen dem Einkaufsteam und dem Zulieferer intensiviert. Viele Unternehmen unterschätzen die Wirkung einer partnerschaftlichen Beziehung mit ihren Lieferanten. Tauscht man sich nur wenig mit seinen Zulieferern aus, leidet das Zusammengehörigkeitsgefühl und damit auch die Arbeit. Gleichzeitig erhalten die Lieferanten eine softwareunterstützte Plattform, mit der sie die Bindung an den Kunden stärken und sich so einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten.  

Optimierungspotenziale werden sichtbar 

Weichen Auftragsmenge, Preis oder der Liefertermin zu stark vom gewünschten Ziel ab, erkennt dies ein modernes System automatisch. So werden dem Einkauf Optimierungspotenziale zuverlässig in Echtzeit offengelegt.  

Alles in Echtzeit 

In Zeiten von Industrie 4.0 und globalen Wertschöpfungsketten ist es wichtiger denn je, dass Informationen in Echtzeit zur Verfügung stehen. So können Lieferantenrisiken rechtzeitig antizipiert und Lösungsoptionen angeboten werden. Die Kommunikation über E-Mail, Anruf oder Fax ist nicht mehr zeitgemäß und birgt verschiedene Risiken wie Übertragungsfehler, fehlende Transparenz und überraschende Bestellungen, die das Einkaufsteam unvorbereitet treffen. 

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