Den Arbeitsalltag in der Beschaffung vereinfachen: 7 Tipps für ruhige Nerven im Einkauf

Die Corona-Pandemie, fehlende Container, überteuerte Rohstoffe und zunehmende geopolitische Auseinandersetzungen – All das sind Themen, die nicht nur privat bewegen, sondern auch auf den Arbeitsalltag großen Einfluss nehmen können. Eine Berufsgruppe, die von dem aktuellen Ausnahmezustand besonders betroffen ist, ist die der Einkäufer in Unternehmen. In den vergangenen Jahren ist es zum Spießrutenlauf geworden, die richtige Ware zum richtigen Zeitpunkt in die hauseigene Produktion zu bekommen – vielerorts wächst daher der Frust in der Einkaufsabteilung. In diesem Artikel finden Einkäufer handfeste Tipps, um die Situation „Materialknappheit“ besser zu bewältigen.

 „Mir egal, dann kauf es woanders. Wir brauchen das Zeug!“ – So oder so ähnlich ist für Einkäufer in den vergangenen Monaten der Umgangston in vielen Büros deutscher Unternehmen. Die aus dem Rhythmus gekommenen Lieferketten und die anhaltende Materialknappheit auf dem Weltmarkt haben die Wirtschaft nach wie vor fest im Griff. Fehlende Container, ein stark steigender Bedarf in sich schneller von der Pandemie erholenden Ländern und Covid-19-bedingte Produktionsausfälle: Gründe für die Materialknappheit gibt es viele. Die meisten Vorgesetzten wollen diese aber nur in den seltensten Fällen hören. Wurde früher jede Ware mit wenigen Mausklicks schnell bestellt, gehören heute zahlreiche Telefonate, besänftigende Gespräche im eigenen Unternehmen und chaotische Excellisten zum Einkaufsprozess. Die Schwierigkeit, an Ware zu kommen, und das häufig fehlende Verständnis von Kollegen machen Einkäufer in vielen Unternehmen unzufrieden. Veraltete Technik und ineffiziente Arbeitsaufträge verschärfen das Problem weiter. Doch es gibt Möglichkeiten, den Arbeitsalltag effizienter und wertschöpfender zu gestalten. 

Tipp 1: Sich mit Prognosen einen Überblick verschaffen

Um die Beschaffung zu strukturieren, brauchen Einkäufer zuverlässige Prognosen. Dafür sollten Zahlen und Erfahrungswerte vergangener Jahre herangezogen werden. Um Planbarkeit zu erreichen, empfiehlt es sich auch, Daten von vor der Corona-Pandemie mit einzubeziehen. So bekommt der Einkauf einen Überblick darüber, welche Mengen an Waren in den kommenden Monaten voraussichtlich für die Produktion benötigt werden. Diese Prognose kann über Datenprogramme wie Excel oder Numbers unternehmensintern erstellt werden. In vielen Fällen lohnt sich spätestens jetzt jedoch ein Investment in eine Softwarelösung, die mit Hilfe von KI automatisiert und auf Basis von Verkaufshistorie und weiteren Einflussfaktoren wie Promotions, Wetter und mehr Prognosen erstellen kann.

Tipp 2: Abteilungsübergreifende Abstimmungen umsetzen

Spätestens wenn Waren fehlen, ist eine Abstimmung des Einkaufs mit den anderen Abteilungen im Betrieb unabdingbar. Nicht nur die Produktion, auch der Vertrieb, die Geschäftsführung sowie die für Finanzen und Marketing Verantwortlichen sollten mit einbezogen werden. Aber auch ohne Warenknappheit sollten Meetings mit den entsprechenden Stakeholdern im eigenen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der mittel- und langfristigen Planung sein. Zum einen wissen damit alle Entscheider im Unternehmen um den Status quo im Betrieb, zum anderen können alle Prozesse aufeinander abgestimmt und priorisiert werden. Der geäußerte Bedarf anderer Abteilungen sollte unbedingt festgehalten werden. Darüber hinaus sind solche Meetings eine gute Plattform, um den anderen Abteilungen Updates zur Marktsituation zu geben und Erwartungen sowie den aktuellen Ist-Zustand gegenüberzustellen.

Tipp 3: Pflege von bestehenden und neuen Lieferantenbeziehungen

Ein verlässliches Netz von Lieferanten ist einer der wichtigsten Grundpfeiler für den Einkauf. Über Jahre hinweg gewachsene Partnerschaften wirken sich nicht nur positiv auf den zu zahlenden Preis aus, sondern schaffen auch eine Vertrauensbasis für das tägliche Arbeiten. Einkäufer sollten diese Partnerschaften mit Lieferanten nicht vernachlässigen und dennoch über den Tellerrand hinausblicken. So lässt sich in der aktuellen Situation ein Sicherheitsnetz von Lieferanten aufbauen, das ein deutlich flexibleres Handeln ermöglicht. Richtig kommuniziert bedeutet das nicht den Bruch der bisherigen Vertrauensbasis zwischen etablierten Lieferanten und Einkäufer, denn auch die Zulieferer des Unternehmens kennen die aktuellen Herausforderungen. Zeitgleich ist es für Unternehmen wichtig, als guter und verlässlicher Kunde aufzutreten. Das gilt für langjährige Partner und kurzfristige Alternativen gleichermaßen. Bei dem herrschenden Ungleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage sollte das Unternehmen also nicht negativ auffallen: Rechtzeitig bezahlte Rechnungen und gegenseitige Unterstützung sind wichtiger denn je. Ein unprofessioneller Auftritt des eigenen Betriebs hingegen kostet dringend benötigte Flexibilität und Wahlmöglichkeiten.

Tipp 4: Unterschiedliche Prämissen schaffen unterschiedliche Prioritäten

Nicht jeder Einkauf im Unternehmen hat die gleiche Prämisse. Bei vielen Waren muss eine permanente Verfügbarkeit gewährleistet sein, wie etwa bei Rohstoffen, die unmittelbar zur Produktion gebraucht werden. Andere Einkaufsentscheidungen sind hingegen situativer: Bestimmte Produkte werden vor allem dann eingekauft, wenn sie günstig verfügbar sind. Getreu dem Motto: „Umsätze werden im Vertrieb gemacht, die Marge im Einkauf.“ Auch in Zeiten von aus dem Rhythmus gekommenen Lieferketten und Materialknappheit ist eine Priorisierung im Einkauf unverzichtbar. Machen Sie sich dazu unbedingt klar, welche Waren zum jeweiligen Zeitpunkt zu welchem Zweck gekauft werden. Dazu ist eine gute Kenntnis des eigenen Portfolios unabdingbar. Eine Hilfestellung bietet hier die ABC/XYZ-Analyse: Das Verfahren zur Klassifizierung von Lagerbeständen gibt Einkäufern die Möglichkeit, genau zu bewerten, welche Prämissen und Prioritäten zu berücksichtigen sind und welche Waren vorerst hintangestellt werden können. Softwarelösungen überblicken dieses für Millionen Stock-Keeping-Units nahezu in Echtzeit.

Tipp 5: Offen kommunizieren

Einkäufer müssen sich und anderen klarmachen, dass die Schuld an der aktuellen Situation nicht bei den handelnden Personen im Einkauf liegt. Jedes Unternehmen hat mit den gleichen Herausforderungen zu kämpfen. Zurzeit ist die Beschaffung oft der Sündenbock dafür, wie es im Unternehmen läuft. Daher sollte kommuniziert werden, dass der Einkauf sich um Lösungen bemüht, aber die aktuelle Weltmarktsituation nicht beeinflussen kann. Einkäufer müssen folglich für Verständnis werben und zeitgleich Raum für das Finden von Lösungen schaffen. Zudem sollten sich die Akteure im Einkauf immer vor Augen führen, dass es in den wenigsten Fällen um die eigene Person geht – auch wenn der Ton unangemessen sein kann.

Tipp 6: Transparenz bezüglich aktueller Liefervorgänge herstellen

Neben der Planung kommender Einkäufe ist es in Krisenzeiten vor allem wichtig, Transparenz bezüglich aller bestellten Waren zu behalten. In der aktuellen Zeit entstehen auf dem Weg der Ware ins Unternehmen unvorhersehbare Stolpersteine: Das Wissen um den aktuellen Status hat daher einen hohen Stellenwert. Entsprechend sind auch Zwischenschritte für die Beschaffung während der Materialknappheit von Relevanz. Was ist der Bearbeitungsstand der Produktion der bestellten Ware? Wann soll sie versendet werden? Die Kenntnisse über die eingehende Ware umfassen also idealerweise auch die Nachverfolgung von Containern, Paketen und ggf. das Wissen um den Produktionsprozess der bestellten Rohstoffe. Einkäufer müssen sicherstellen, auch im eigenen Unternehmen auskunftsfähig zu sein und Unregelmäßigkeiten zum Lieferzeitpunkt proaktiv an die betroffenen Stellen zu kommunizieren.

Tipp 7: Zeitfresser minimieren

Einkäufer sollten alles tun, um den aktuell zähen Beschaffungsprozess zu optimieren. Dazu gilt es, zeitraubende Aufgaben zu reduzieren. Excellisten und Telefonate müssen oft tagesaktuell geführt werden, dennoch sollten Sie immer hinterfragen, ob der derzeitige Arbeitsauftrag der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens dient. Auf diese Weise können bestimmte Aufgaben neu verteilt und die freigewordene Arbeitszeit besser genutzt werden. Daher macht es für Unternehmen Sinn, im Einkauf unterstützende Software einzusetzen. Mit entsprechenden Lösungen lassen sich nicht nur Prognosen unkompliziert erstellen, sondern auch alternative Händler finden und der Lieferstatus abfragen. Durch eine geeignete Softwarelösung spart das Unternehmen somit vor allem wertvolle Arbeitszeit für ungeplante Problemlösungen ein.

Fazit

Ob im Handel oder in der produzierenden Industrie – Softwarelösungen helfen im Einkauf dabei, zeitfressende Aufgaben zu minimieren, den Überblick zu bewahren und mögliche Engpässe bereits frühzeitig zu erkennen. KI-gestützte und intelligente Software ermöglicht es, die Reaktionsfähigkeit zu steigern und sich so im Kampf um die Ware einen Vorsprung vor dem Wettbewerb zu sichern.

Weitere Informationen und Lösungen finden Interessierte auf der Webseite von REMIRA.