Sales & Operations Planning

Optimales Supply Chain Management ist eine große Herausforderung: Die Verantwortlichen müssen einen reibungslosen Ablauf in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens sicherstellen, um schwerwiegende Folgen wie Auftragsrückstände, zu hohe Bestände oder Lieferuntreue zu vermeiden. Häufig erfolgt die Planung der Supply Chain isoliert, das Bestandsmanagement wird nicht optimal gesteuert und es kommt zu Abstimmungsschwierigkeiten zwischen allen Beteiligten. Ein Lösungsansatz hierfür ist das Sales and Operations Planning, eine ganzheitliche und vernetzte Unternehmensplanung mit dem Kundenbedarf als Ausgangspunkt.

Was bedeutet Sales & Operations Planning?

Sales and Operations Planning, kurz S&OP, ist ein Geschäftsprozess zur besseren Abstimmung von Angebot und Nachfrage. Der ganzheitliche und abteilungsübergreifende Managementprozess verbindet die strategische Unternehmensplanung mit der betrieblichen Planung. Dazu wird die Supply Chain Planung mit der Absatz-, Einkaufs und Produktionsplanung vernetzt. Folglich arbeiten alle Abteilungen, die eng mit der Nachfrage- und Angebotsseite in Kontakt stehen, zusammen. Dazu gehören zum Beispiel Vertrieb, Marketing, Beschaffung, Fertigung, Transport und Finanzen.

Sales and Operations Planning dient dazu, die Entscheidungsfindung und die Entscheidungsqualität zu optimieren. In der Regel werden dafür Planungshorizonte von 18 bis 36 Monaten berücksichtigt. Als synonyme Bezeichnungen wurden in den vergangenen Jahren häufig die Begriffe Integrierte Geschäftsplanung (Integrated Business Planning) oder die verbundene Planung genutzt. Übrigens: Der Begriff S&OP wurde erst 1988 von den US-Amerikanern Walter Goddard und Richard Ling in ihrem Buch "Orchestrating Success: Improve Control of the Business with Sales and Operations Planning" eingeführt.

Eine ausführliche Definition finden Sie in unserem Glossarbeitrag "Sales & Operations Planning".

S&OP Balancing Demand Supply

Wie funktioniert Sales & Operations Planning?

Noch immer werden in Unternehmen viele Bereiche isoliert gesteuert. Unkoordinierte Planungs- und Entscheidungsprozesse erschweren es, Nachfrage und Angebot in Einklang zu bringen. Häufig findet die Absatzplanung in Excel statt, die Produktionsplanung in einem anderen System und die Einkaufs- und Logistikplanung in einem weiteren. Die Abstimmung zwischen den Abteilungen ist schwierig und aufwendig. Sales & Operations Planning hingegen ermöglicht einen übergreifenden Planungsprozess, der alle Prozesse sowie Angebot und Nachfrage effektiv und effizient aufeinander abstimmt - praxisbezogen und zuverlässig.

Sales & Operations Planning Prozess

In dem monatlichen Prozess gibt es klare Verantwortlichkeiten und Abläufe:

  • Informationen erfassen und bewerten: Zu Beginn kommen alle Beteiligten zusammen, um die relevanten Informationen zu sammeln und auszuwerten.
  • Demand Review: Beim Demand Review wird die Performance der aktuellen Abverkäufe analysiert und eine Prognose erstellt, sodass ein idealer Bedarfsplan für Einkauf, Produktion und Logistik abgeleitet wird. Beteiligt sind Demand Planner, Sales, Produktmanagement und Marketing.
  • Supply Review: Supply Planner, Einkauf, Produktion und Logistik überprüfen, ob die durch Vertrieb und Absatzplanung prognostizierte Nachfrage tatsächlich mit den aktuellen Ressourcen und Kapazitäten (Personal, Maschinen etc.) erfüllt werden kann. Es erfolgt der Abgleich und die Abstimmung zwischen Supply Plan und Demand Plan.
  • 4. Pre-S&OP-Meeting: Im Pre-S&OP-Meeting wird von den Leitern der einzelnen Abteilungen ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt und so eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung erstellt.
  • Executive S&OP-Meeting: Am Ende entscheiden die Beteiligten aus dem Pre-S&OP-Meeting mit der Geschäftsführung auf Grundlage der Handlungsempfehlungen, wie die operative Umsetzung der Maßnahmen erfolgt bzw. wo noch Änderungsbedarf besteht.

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Warum ist S&OP für Unternehmen so wichtig?

Damit ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt und wirtschaftlich arbeitet, müssen Nachfrage und Angebot im Einklang sein. Eine prognosebasierte Absatzplanung stellt somit den Ausgangspunkt der operativen Planung dar: Der Bedarf bzw. die Nachfrage des Kunden steht im Mittelpunkt und legt den Grundstein für die weitere Vorgehensweise und Planung. Um hier optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen alle beteiligten Akteure vom Vertrieb, über das Produktmanagement und die Beschaffung bis hin zur Produktion und Logistik einheitlich agieren, um das Gleichgewicht zwischen der Kundennachfrage und dem betrieblichen Angebot zu schaffen. Sales and Operations Planning unterstützt insgesamt also auch das Supply Chain Management (SCM) innerhalb eines Unternehmens. Dieses zielt darauf ab, Liefertermintreue, Bestandsoptimierung und Produktivität in Einklang zu bringen. Diese drei Faktoren stehen jedoch oft in Konkurrenz. Erst der integrierte Prozess durch S&OP bildet eine Grundlage für optimales Supply Chain Management.

Was sind die Vorteile von S&OP?

Häufig werden statische Prognosen für die strategische Unternehmensplanung genutzt. Diese können zwar gute Ergebnisse liefern, beziehen aber andere wichtige Daten, wie z.B. Umsatz- und Gewinnprognosen oder Marketingaktivitäten nicht mit ein. Sales & Operations Planning hingegen schafft eine ganzheitliche Sicht auf die Planung und liefert marktbezogene Informationen. So wird eine valide Datenbasis geschaffen, mit der schnelle und zuverlässige Entscheidungen getroffen werden können - auch bei kurzfristigen Marktschwankungen.

Die Vorteile von S&OP im Überblick:

Co-Workers holding a presentation
      • Hohe Transparenz und Kontrolle der unternehmerischen Abläufe 
      • Ideales Bestandsmanagement
      • Bessere Planung von Werbeaktionen
      • Schnelle Umsetzung von Maßnahmen
      • Verbesserter Produktlebenszyklus
      • Höhere Prognosegenauigkeit
      • Wettbewerbsvorteile durch eine abgestimmte Vorgehensweise
      • Hohe Lieferfähigkeit und Termintreue
      • Effiziente Planung von Kapazitäten in der Logistik und Produktion
      • Bestmögliche Informationen werden zusammengeführt und alle sprechen über dieselbe Zahl (One-Number-Forecasting)

Herausforderungen beim Sales & Operations Planning

Sales and Operations Planning betrifft das gesamte Unternehmen. Es handelt sich dabei um einen kollaborativen und wiederkehrenden Prozess mit Teilnehmern aus unterschiedlichsten Abteilungen wie beispielsweise Vertrieb, Marketing, Produktion, Finanzabteilung oder weiteren Stakeholdern im Unternehmen. Die größte Herausforderung ist dabei die Koordination und die Kommunikation dieser verschiedenen Interessensgruppen. Daraus ergeben sich Anforderungen, die Unternehmen unbedingt beachten müssen. 

  • Reporting: Alle Gespräche im Rahmen des Sales & Operations Planning müssen einheitlich und wiederkehrend festgehalten werden. Darin müssen alle wichtigen Eingaben für Bedarf und Bedarfsdeckung erfasst werden, sodass diese als wertvolle Unterstützung im Entscheidungsprozess dienen.
  • Voranalyse: Eine Voranalyse ist wichtig, um Veränderungen der Nachfrage oder der Bedarfsdeckung frühzeitig zu erkennen. Dies gleicht einem Frühwarnsystem.
  • Präsentation: Unternehmen müssen für sich klären, wie sie getroffene Entscheidungen und ihre Auswirkungen auf unterschiedliche KPIs wie z.B. die Lieferkettenkosten, den Kundenservice oder den Umsatz möglichst eindeutig und nachvollziehbar für alle Stakeholder darstellen.
  • Neue Produkte: Eine nicht zu unterschätzende Herausforderung ist die Planung der Einführung von neuen Produkten oder das Einbeziehen von Produkten in die Planung, deren Lebensdauer ausläuft. Hier müssen auch äußere Faktoren in den Prozess des Sales and Operations Planning einbezogen werden.
  • Aus Big Data Smart Data machen: Innerhalb eines Unternehmens werden heute Unmengen an Daten gesammelt. Die größte Herausforderung des Sales & Operations Plannings besteht darin, diese so umzuwandeln und zu filtern, dass sie einer transparenten und zielgerichteten Entscheidungsfindung dienen.

Sales and Operations Planning in der Fashion-Industrie

In der Fashion- und Modeindustrie ist das Sales and Operations Planning vielerorts bereits weit verbreitet. Die Komplexität in der Planung ist besonders stark ausgeprägt, denn es müssen zahlreiche Variablen, wie die saisonale Nachfrage, Multi- oder Omnichannel-Prozesse und immer wieder neue Kollektionsplanungen mit zum Teil tiefgreifenden Veränderungen in Mode, Stil und Farben berücksichtigt werden. Darüber hinaus hat auch die jeweils aktuelle Kaufkraft der Kunden einen Einfluss auf die Planung und die daraus resultierenden Gewinnspannen. Ein strategischer Sales & Operations Planning Prozess hilft dabei, die richtige Ware in der richtigen Menge zu produzieren und dafür vorab ausreichend Stoffe zu bestellen und sich dennoch die notwendige Flexibilität zu bewahren, um kurzfristig auf Veränderungen bei den Forecasts für den Markt zu reagieren zu können. 

Hier erfahren Sie mehr zum Thema S&OP in der Fashionindustrie.

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Sales and Operations Planning in der Lebensmittelindustrie

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Insbesondere in der Lebensmittelindustrie spielt die präzise Berechnung der zu bevorratenden Ware eine essenzielle. Ziel ist es, Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden, gleichzeitig den Lieferservicegrad zu erhöhen und mit Blick auf das Thema Nachhaltigkeit den Lebensmittelverderb zu minimieren. Ein strategisches Sales and Operations Planning hilft Unternehmen dabei, diese Ziele zu erreichen und die eigene Wirtschaftlichkeit zu erhöhen. Dabei entstehen insbesondere bei der oftmals sehr aufwändigen Produktionsplanung in der Lebensmittelindustrie zahlreiche Herausforderungen, die die Komplexität in der Supply Chain deutlich steigern. Umso wichtiger ist es, im Rahmen des Sales & Operations Plannings alle Planungen im Unternehmen miteinander abzustimmen. In der Regel wird in der lebensmittelverarbeitenden Industrie in drei Etappen geplant: Strategisch (rund drei Wochen vor der eigentlichen Produktion), auf Wochenbasis (rund eine Woche vor Beginn der Produktion) und auf Tagesbasis. Bei der täglichen Planung erfolgt eine kurzfristige Optimierung anhand aktualisierter Bestandsdaten und der tatsächlich gelieferten Rohmaterialien. 

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Lebensmittelindustrie 

Der Praxisratgeber zeigt den Ansatz des Sales & Operations Planning Ansatz auf und geht dabei insbesondere auf die besonderen Herausforderungen in der Lebensmittelindustrie ein.

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Denkansatz des S&OP die Absatz-, Produktions- sowie die Einkaufsplanung
und weitere Unternehmensbereiche vernetzen.

KI und Machine Learning beim Sales & Operations Planning

Viele Unternehmen nutzen ERP-Systeme für ihre Material- und Ressourcenplanung. Ergänzt werden diese durch Best-of-Breed-Softwarelösungen für das Supply Chain Management. Das Problem dabei: DIe unterschiedlichen Abteilungen nutzen Insellösungen. Es gibt keine einheitliche Datenbasis, die zur Entscheidungsfindung genutzt werden kann. Viele Planer nutzen darüber hinaus noch Excel-Tabellen. Die Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz und Machine Learning bleiben so gänzlich ungenutzt. Softwarelösungen mit Künstlicher Intelligenz und Machine Learning können Unternehmen dabei helfen, bessere, schnellere und flexiblere Entscheidungen zu treffen. Sie dienen beispielsweise dazu, Vorhersagen von verfügbaren Kapazitäten zu verbessern, die Nachfrage zu prognostizieren oder die Analyse des S&OP-Prozesses zu beschleunigen. Darüber hinaus sind zahlreiche Funktionen zur Steuerung der gesamten Supply Chain bereits KI-gestützt. 

Voraussetzungen für das Sales & Operations Planning

Unternehmen, die ein strategisches Sales and Operations Planning einführen möchten, müssen dabei beachten, dass es sich dabei um einen Change-Prozess handelt, der in der gesamten Firma gelebt werden muss. S&OP ist zuallererst ein konzeptioneller Denkansatz, der eines strukturierten und transparenten Prozesses mit klaren Verantwortlichkeiten bedarf. In der Regel wird dieser monatlich durchgeführt. Die Mitarbeiter im Unternehmen sind dabei integraler Bestandteil. Sie müssen die vorher gemeinsam festgelegte Vorgehensweise vollständig mittragen und leben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, in den einzelnen Prozessschritten Daten zu sammeln, diese zu bewerten und so die Entscheidungsgrundlagen für das Management Board zu schaffen.

Software für Sales & Operations Planning 

Der S&OP-Prozess sollte mit einer spezialisierten Software unterstützt werden, um den maximalen Nutzen aus den immer größer werdenden Datenmengen im Unternehmen zu ziehen. Softwarelösungen für S&OP bringen im Idealfall an breites Spektrum an vorinstallierten Funktionalitäten mit, um Absatzplanung, Prognose, Disposition etc. vollständig abzudecken. Durch die einheitliche Kommunikation mittels der Software werden dezentrale, ortsunabhängige Planungen über alle Unternehmensbereiche ermöglicht. 

Mehr über eine S&OP-Software erfahren Sie hier.

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Fazit

Sales & Operations Planning hilft dabei, Stärken und Erkenntnisse aus dem gesamten Unternehmen zu ermitteln und gleichzeitig das Supply Chain Management zu optimieren. Der monatliche Prozess sorgt für eine effektive Planung und Steuerung der Warenströme und unterstützt die Entscheidungsfindung des Managements durch integrierte und vernetzte Vorgänge. Der Einsatz einer S&OP Software macht Unternehmen leistungsfähiger und schafft aufgrund der einheitlichen und verlässlichen Datenbasis Flexibilität bei kurzfristigen (Markt-)Veränderungen.

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