Permanente Inventur

Definition: Was ist eine permanente Inventur?

Die permanente Inventur beschreibt ein Inventurverfahren, bei dem die vollständige Bestandsaufnahme über das Jahr verteilt wird. Ein- und ausgehende Artikel werden erfasst und der Bestand dadurch ständig aktualisiert. Bei der permanenten Inventur muss der gesamte Bestand bis zum Bilanzstichtag vollständig gezählt und erfasst sein.

Neben der vor-/nachverlegten Inventur sowie der Stichprobeninventur gilt die permanente Inventur als eines der organisatorisch und gesetzlich anerkannten Vereinfachungsverfahren. Die permanente Inventur soll Unternehmen dabei helfen, Aufwand und Fehleranfälligkeit der Inventur deutlich zu verringern. Für Unternehmen gilt sie als gute Alternative zu einer klassischen Stichtagsinventur, da die körperliche Bestandsaufnahme sich auf das ganze Jahr verteilt und somit parallel zum Tagesgeschäft durchführen lässt. Der Zählaufwand bleibt unter dem Strich jedoch gleich: Genau wie bei einer herkömmlichen Vollinventur zum Bilanzstichtag oder einer vor-/nachverlegten Inventur muss der gesamte Bestand gezählt werden.

Voraussetzungen für die permanente Inventur

Eine Voraussetzung für die permanente Inventur ist ein entsprechendes System für eine funktionierende Bestandsfortschreibung, um den strengen Anforderungen gerecht zu werden. Unternehmen setzen daher auf spezialisierte Bestandsverwaltungssysteme, um die Warenbewegungen zu überwachen. Zudem ist in jedem Geschäftsjahr mindestens einmal ein Vergleich zwischen Buchbestand und körperlicher Bestandsaufnahme je einzelnem Bestand vorgeschrieben. Bei Bedarf müssen die Buchbestände an die Bestandsaufnahme angepasst werden. Eine permanente Inventur ist anwendbar auf Vorräte mit unkontrollierbaren Abgängen und bei besonders wertvollen Vermögensgegenständen. Die Zu- und Abgänge müssen einzeln nach Tag, Art und Menge aufgelistet und entsprechenden Belege mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Wie wird die permanente Inventur durchgeführt?

In der Regel erfolgt die Durchführung einer permanenten Inventur etappenweise in Tranchen oder separat laufend zum Tagesgeschäft über abgestellte Zähl-Teams. Die Bestandsfortschreibung erfolgt über das gesamte Geschäftsjahr durch ein Warenwirtschafts-, ERP-System oder Lagerverwaltungssystem. Gleichzeitig muss das Vollständigkeitsprinzip gewahrt sein, das auch bei den anderen Inventurverfahren besteht. Entsprechend muss der Bestand bis zum Bilanzstichtag vollständig erfasst sein. Gelingt dies nicht, muss der unterjährig noch nicht aufgenommene Bestand in einer konzentrierten Aktion gezählt werden. 

Die permanente Inventur steht und fällt mit dem bestandsführenden System (Warehouse Management System/Lagerverwaltungssystem oder ERP). Um den Überblick über den Lagerbestand zu wahren, katalogisiert es das Inventar nach Art und Menge der Ware. Dazu prüft es im Anschluss an die körperliche Inventur den Ist-Bestand. Weicht der tatsächliche Bestand dabei von dem Soll-Bestand ab, gleicht die Software das buchmäßige (Soll-) Inventar nach ordnungsgemäßer Buchführung an die aktuellen Bestände an. 

Vorteile der permanenten Inventur

Der größte Vorteil einer permanenten Inventur ist die Möglichkeit, den Zählprozess im laufenden Geschäftsjahr in das Tagesgeschäft zu integrieren. Dadurch verteilt sich der Aufwand, den Bestand zu zählen, idealerweise gleichmäßig und der Stressfaktor sinkt erheblich, was wiederum das Risiko fehlerhafter Zählungen reduziert. Eine zeitnahe Inventur zum Bilanzstichtag kann dahingegen für Stress und Unkonzentriertheit sorgen.

Vorteile im Überblick

• Die körperliche Bestandsaufnahme des gesamten Lagerbestandes wird auf das Wirtschaftsjahr verteilt.
• Der Zählprozess kann ins Tagesgeschäft integriert werden.
• Das Risiko fehlerhafter Zählungen sinkt.

Nachteile der permanenten Inventur

Es gibt auch einige Nachteile bei der permanenten Inventur. Auch wenn sich die körperliche Bestandsaufnahme über das komplette Geschäftsjahr verteilt, unterscheidet sich die permanente Inventur bzgl. Umfang und Aufwand kaum von einer Vollinventur zum Bilanzstichtag. Der hohe Zähl-, Personal-, Kosten- und Zeitaufwand bleibt bestehen und wird lediglich verteilt. Außerdem entsteht ein hoher organisatorischer Aufwand, da strenge Anforderungen an die Bestandsfortschreibung gestellt werden. Zudem können die kontinuierlichen Zählungen das Tagesgeschäft stören beziehungsweise beeinträchtigen.

Nachteile im Überblick

• Hoher organisatorischer Aufwand durch strenge Anforderung an die Bestandsfortschreibung
• Hoher Zählaufwand verteilt über das gesamte Jahr
• Das Tagesgeschäft kann durch die kontinuierlichen Zählungen beeinträchtigt werden.
• Hohe Bindung von Personalressourcen
• Hohe Kosten
• Unternehmen müssen Wirtschaftsprüfern die Möglichkeit geben, auch unterjährige Kontrollen der Inventurzählungen durchzuführen.
• Die unterjährigen Inventurzählungen müssen gemäß den Vorgaben einer ordnungsmäßigen Inventurdurchführung erfolgen. D.h. bspw.:
  • Blind Counting (keine Soll-Mengen mitgeben)
  • Vier-Augen-Prinzip wird empfohlen (Zähl-Teams)

Alternativen zur permanenten Inventur

Eine körperliche Inventur zum Bilanzstichtag ist stets ein unwirtschaftlicher Prozess, der im Laufe eines Geschäftsjahrs eine Menge an Personal, Zeit und Kosten schluckt. Auch die permanente Vollinventur ist davon nicht ausgeschlossen. Doch es gibt alternative Verfahren für die Bestandsaufnahme, wie die vor-/nachverlegte Inventur oder die Stichprobeninventur, die Abhilfe schaffen sollen.

Vor-/Nachverlegte Inventur

Die vor- und nachverlegte Inventur ist die aktuell am weitesten verbreitete Inventurform in der DACH-Region. Die Inventurorganisation und die Durchführung sind identisch mit einer Vollinventur zum Bilanzstichtag. Allerdings kann die Inventurdurchführung in einem Zeitraum von drei Monate vor beziehungsweise zwei Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen.

Stichprobeninventur

Mit der Stichprobeninventur wird nicht mehr der komplette Warenbestand gezählt, sondern nur noch ein kleiner Teil, der anhand von Stichproben ermittelt wird. Mit Hilfe von gesetzlich anerkannten mathematisch-statistischen Methoden wird die Bestandsqualität, also die Informationsqualität der Bestandsdaten im bestandsführenden System, gemessen und eine Aussage über deren Zuverlässigkeit getroffen. Die Inventur selbst wird damit zu einem Nebenprozess und die Arbeitskräfte müssen den Bestand nicht mehr vollständig zählen. Mit einer entsprechenden Software für Stichprobeninventur kann der Zählaufwand um bis zu 99 % reduziert werden. Dadurch werden Stress und Kosten gesenkt, Lagerschließungen und Produktionsstopps vermieden und das Tagesgeschäft aufrechterhalten.