Key Performance Indicator (KPI)

Definition: Was sind KPIs?

Der Begriff Key Performance Indicator (KPI) stammt aus der Betriebswirtschaftslehre. KPIs sind messbare Kennzahlen, die zeigen, wie effektiv ein Unternehmen wichtige Geschäftsziele erreicht. Kennzahlen können auf verschiedenen Ebene im Unternehmen angewandt werden. Abhängig von den Leistungskennzahlen, die verfolgt werden, kann ein KPI auf Unternehmens-, Team- oder Mitarbeiterebene festgelegt werden. Diese Kennzahl kann dann Aufschluss darüber geben, ob der Bereich oder die Tätigkeit seinen Zweck erfüllt und die gesetzten Ziele erreicht. An KPIs kann in der abschließenden Analyse auch der Erfolg von Aktivitäten innerhalb eines bestimmten Zeitraums innerhalb einer Organisation gemessen werden.

Eine Kennzahl sollte so gewählt werden, dass durch diese sichtbar wird, inwiefern am Ende des Prozesses das Ergebnis vorliegt, für das der Prozess durchgeführt wird. Daher werden Key Performance Indicators meist zu den für den Prozess eingesetzten Ressourcen, Zeit und Kosten gesetzt. Dementsprechend wird gemessen, wie viel Prozess-Output pro Zeit oder pro verbrauchter Kosten erzeugt wird. Um sicherzustellen, dass die Kennzahlen möglichst genau und sachgemäß die einzelnen Leistungen messen, werden sie speziell für einzelne Prozesse, die beteiligten Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen festgelegt. Über die Kennzahlen lassen sich die Prozesse und Aktivitäten besser steuern. Weichen die Kennzahlen stark von den Zielvorgaben ab, können zeitnah Maßnahmen ergriffen werden.  

Was für KPIs gibt es?

Je nach Unternehmen und Aktivitäten gibt es verschiedene KPIs. Nicht jeder KPI lässt sich auf jedes Unternehmen anwenden, weshalb zunächst die Unternehmensziele definiert werden sollten, bevor eine Strategie anhand von Key Performance Indicators entwickelt wird.

Einige Beispiele für KPIs können sein:

• Fertigung: Ausgebrachte Stückzahl pro Tag, Anzahl der Nachbearbeitungen pro Tag, Zeit zwischen Auftragsfreigabe und Warenausgang
• Vertrieb: Gewinnspanne, Budgetabweichung, Anzahl der Kundenbesuche pro Woche, Anteil Umsatz mit Erstkunden, durchschnittlicher Kundenumsatz pro Jahr
• Personal: Arbeitsausfälle, Überstunden, Weiterbildungskosten, Betriebszugehörigkeit, Entlassungsquote, Kosten der Personalentwicklung pro Jahr und pro Mitarbeiter
• Service: Durchschnittliche Antwortzeit, Kundenzufriedenheit, Anzahl Supportanfragen, Servicelevel
• Einkauf: Anzahl Lieferanten (-audits) pro Jahr, Lead Time, Kostenreduzierung, Compliance Rate
• IT: Offene und gelöste Tickets, Server Downtime, Offene Tickets pro Mitarbeiter, Bearbeitungszeiten
• Management/Finanzen: Customer Value Time, Umsatzziel, EBIT-Marge, Nettogewinnmarge, Working Capital, Gesamtkapitalrendite
• Projektmanagement: Anzahl der Projekte, die im Zeitplan sind, Anzahl Projekte, die das Kostenbudget einhalten, Anzahl der Mitarbeiterstunden pro Projektarbeit

Messung von KPIs

Grundsätzlich sollten KPIs in Echtzeit erfasst werden, so dass diese mit den wichtigen Projektbeteiligten auf operativer Ebenen geteilt werden können. Dies kann beispielsweise mit Hilfe spezieller Analyse-Tools erfolgen. Eines der bekanntesten Analyse-Tools ist Google Analytics. Die Schnelligkeit des Fortschritts des jeweiligen Projekts bestimmt dabei die Häufigkeit, in der über die Kennzahlen berichtet werden sollte. Bei kurzen oder schnellvoranschreitenden Projekten, sind wöchentliche Updates sinnvoll. Bei langfristigen Projekten reichen größer Abstände zwischen den Berichten, beispielsweise einmal im Monat.

Was ist der Unterschied zwischen KPIs, PIs, OKRs und Unternehmenskennzahlen?

PI, bzw. Performance Indicators, sind abteilungs- oder teaminterne Kennzahlen, von denen jedoch der Unternehmenserfolg nicht abhängig ist. KPIs hingegen sind Schlüsselkennzahlen, die Leistungen messen und darstellen, von denen der Erfolg des Unternehmens maßgeblich beeinflusst wird.

OKR ist das Akronym für Objective and Key Result. Objectives sind die Ziele, die erreicht werden sollen und die Key Results, also die Schlüsselergebnisse, beschreiben die Art und Weise, wie der Fortschritt in Richtung des Ziels gemessen werden sollen. KPIs werden oft als Teil der OKRs gesehen werden, da sie mit den Key Results vergleichbar sind. Jedoch können Key Results sowohl quantitativ als auch qualitativ sein, während KPIs lediglich quantitative Leistungskennzahlen abbilden.

Unternehmenskennzahlen bieten die quantifizierbare Möglichkeit, den Fortschritt auf dem Weg zu einem bestimmten Unternehmensziel zu messen. Auf Grundlage der Unternehmenskennzahlen werden dann die KPIs ermittelt.

KPIs in der Logistik

Auch in der Logistik spielen KPIs eine wichtige Rolle. Sie ermöglichen eine präzise Leistungsmessung und tragen dazu bei, die verschiedenen Prozesse effizient zu überwachen, zu analysieren und zu optimieren. Gerade die Logistik muss extrem anpassbar und skalierbar sein. KPIs helfen dabei, Kosten und Abläufe im Auge zu behalten. Das Lager als Dreh- und Angelpunkt für die Leistungserbringung in logistischen Netzwerken sollte die hier erbrachte Performance kontinuierlich im Auge behalten werden. Key-Performance-Indikatoren tragen dazu bei, Zielvorgaben wie Leistungsmaximierung oder Kostenminimierung zu tracken und entsprechende Handlungen zur Erreichung der Ziele vorzunehmen. KPIs ermöglichen es, grundlegende Zusammenhänge und Auswirkungen auf die unternehmerische Entwicklung zu visualisieren und somit Verbesserungspotenzial sichtbar zu machen. Um aus der großen Anzahl an Key Performance Indicators die richtigen Kennzahlen auszuwählen, muss man die relevanten Kennzahlen strikt selektieren, damit sie nicht konträr wirken. Übergeordnete Zielsetzungen, wie zum Beispiel die Optimierung von Beständen, Lieferfähigkeit oder der Durchlaufzeit helfen dabei, die richtigen KPIs zu finden und die definierten Ziele schlussendlich zu erreichen. 

Theoretisch kann jeder Prozess mit Key Performance Indicators analysiert werden. In den Kategorien Einkauf, Transport und Lager können die verschiedenen Einzelprozesse auf mögliche Kennzahlen analysiert werden, um das Unternehmen letztendlich auf Wirtschaftlichkeit zu optimieren und somit Zeit und Geld zu sparen. Wichtig ist, dass die Auswertung der KPIs stets unter den gleichen Bedingungen stattfindet — auch bei der Frequenz der Datenabfrage. 

Zu den wichtigsten Kennzahlen in der Logistik gehören:

• Lieferzeit
• Liefergenauigkeit
• Lieferfähigkeit
• Lagerumschlagshäufigkeit
• Lagerkosten
• Gesamtzahl der Sendungen
• Beschaffungszeit
• Transportkosten

Beim Thema KPI kann zum Beispiel eine Lagerverwaltungssoftware helfen. Die meisten solcher Softwarelösungen haben bereits Kennzahlen hinterlegt und stellen eine Auswertung in Form eines KPI-Dashboards zur Verfügung. Die Ergebnisse können zudem in Echtzeit abgerufen und direkt auf operative Abläufe angewendet werden.

KPIs im Online-Marketing

Vor allem für Online-Shops, Content-Webseiten, B2B-Webseiten und Support-Webseiten sind Marketing-KPIs besonders nützlich. Im Online-Marketing und auch im Content-Marketing sind KPIs ebenfalls überaus hilfreich und sollten daher in die Marketing-Strategien mit aufgenommen werden. Um Informationen über Leistungen sämtlicher Marketing-Tätigkeiten zu erhalten und abwägen zu können, inwiefern sich beispielsweise eine bezahlte Werbekampagne gelohnt hat, gibt es verschiedene KPIs, mit denen dies "bewertet" werden kann. Mit dem KPI "Cost-per-Click" werden die Kosten pro Klick für beispielsweise eine Anzeige berechnet — sind diese Kosten hoch, kann man mit Hilfe des KPIs feststellen, dass sich diese Art von Kampagne vermutlich nicht gelohnt hat. Weitere sinnvolle KPIs im Online/ Content-Marketing sind:

• Click-Through-Rate
• Kosten pro Lead (Cost per Lead)
• Ziel Conversion Rate
• Absprungrate (Bounce Rate)

Vorteile und Nachteile von KPIs

Ein klarer Vorteil von KPIs ist die Einfachheit und Schnelligkeit, mit der Prozesse und Teams überwacht werden können. Außerdem verschaffen KPIS eine bessere Vorstellung darüber, inwiefern Ziele erreicht werden. Dadurch wird außerdem die Transparenz erhöht.

Der Einsatz von KPIs bringt aber auch einige Risiken mit sich. Es kann schnell passieren, dass Ziele zu abstrakt formuliert oder für qualitative Ziele, welche schwer messbar sind, festgelegt werden. Oft werden auch keine Maßnahmen für den Fall der Nichterreichung formuliert, so dass die KPIs ins Leere laufen. Ein weiteres Risiko ist, dass die Ziele verschiedener KPIs miteinander im Konflikt stehen. Zuletzt sollte auch beachtet werden, dass KPIs immer nur eine Form der Messung von Fortschritten ist. Kennzahlen geben keinen Aufschluss darüber, wieso Ziele nicht erreicht wurden. Es ist daher immer notwendig auch die tatsächlichen Ursachen des Problems zu identifizieren.