Lieferantenmanagement

Sobald der Einkauf in einem Unternehmen strategisch gehandhabt wird, lässt sich dies als Lieferantenmanagement bezeichnen. Lieferantenmanagement umfasst unter anderem die Auswahl der Lieferanten, den Aufbau und Erhalt eines Lieferantenstammes, die Bewertung und Sortierung von Lieferanten bis hin zu Kooperationsvereinbarungen sowie den Einbezug der Lieferanten innerhalb der Wertschöpfungskette.

Was ist Lieferantenmanagement?

Das Lieferantenmanagement bezeichnet die systematische Steuerung der Beziehung zwischen Lieferanten und Unternehmen. Darunter fallen zum Beispiel die Lieferantenbewertung, die Entwicklung des Leistungsniveaus der Lieferanten, das Lieferantencontrolling oder der Einbezug der Lieferanten auf einer bestimmten Stufe der Supply Chain. Das Lieferantenmanagement gestaltet und lenkt also die allgemeine Beziehung zwischen Lieferanten und Abnehmern im strategischen Einkauf mit dem Ziel, eine Lieferanten-Datenbank zu erstellen und Beziehungen zu sowie Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern, um Synergien für Leistungssteigerungen und Kostenreduzierungen zu schaffen.

Implementierung des Lieferantenmanagement-Prozesses ins Unternehmen

Das Lieferantenmanagement lässt sich zunächst in zwei Bereiche aufteilen: operativ und strategisch. Im operativen Bereich stehen vor allem die Einkaufspreise im Fokus, er ist also auf eine kurzfristige Kostenminimierung gerichtet. Im strategischen Bereich geht es um die langfristige Beziehung mit dem Lieferanten, um Abläufe und die Kooperationsfähigkeit sowie die Qualität der Zusammenarbeit und der Waren.

Meist wird der strategische Teil betrachtet, bei dem ein Lieferantenmanagement-Prozess implementiert werden soll, der für langfristigen Erfolg im Einkauf führt. Dieser Prozess lässt sich in 5 Schritte aufteilen:

1. Sammeln der Basisdaten im Einkauf

Zunächst werden alle nötigen Daten für die Lieferantenbewertung gesammelt. Dazu gehören unter anderem das Sortiment/Leistungsportfolio, Preise, der Standort, Kontaktdaten, Lieferbedingungen, Qualität der Waren, Beziehungen zu anderen Unternehmen und auch Erfahrungswerte in der Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten, falls vorhanden.

2. Erstellung eines Bewertungssystems und Lieferantenbewertung

Auf Basis der Daten, die gesammelt werden konnten, wird ein geeignetes Bewertungssystem erstellt, in dem die Lieferanten einsortiert und später hinsichtlich wichtiger, unverzichtbarer Kriterien geordnet werden, sowie auch hinsichtlich weiterer Kriterien, die zum Zuge kommen können, wenn Lieferanten in den wichtigsten Eigenschaften gleich sind. Entsprechend werden die gesammelten Lieferantendaten dann in das Lieferantenbewertungs-System eingeordnet.

3. Potenzialanalyse und Einordnung in Stufen

Über das eigentliche Bewerten und Einsortieren hinaus geht die Analyse der Lieferantenpotenziale. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn erwägt wird, von bestehenden Lieferanten zu neuen zu wechseln, mit denen man bisher noch keine Erfahrung sammeln konnte. Die Vergleichbarkeit anhand der gesammelten Daten und der Bewertung ermöglicht so eine bessere Einschätzung. Darüber hinaus wird auf Basis der Erfahrungen in der Lieferantenbeziehung und Wissen über geplante Entwicklungen, beispielsweise im Sortiment des Lieferanten, das zukünftige Potenzial in der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten eingeschätzt.

Des Weiteren wird eine Einordnung nach Stufen definiert, die bestimmt, in welcher Reihenfolge welche Lieferanten angesprochen werden, sollte ein Lieferant ausfallen.

4. Lieferantenauswahl nach definierten Kriterien

Die konkrete Auswahl der Lieferanten im Bestellprozess findet auf Basis der Lieferantenliste mit den Bewertungen und Einstufungen statt. Je nach Umfang des Systems ist definiert, wann wer welchen Lieferanten für welche Güter zu kontaktieren hat.

5. Controlling und Lieferantenentwicklung

Lieferantenmanagement ist ein offener Prozess. Da Preise, Sortiment und auch Standorte und Produktionsprozesse im stetigen Wandel sind, werden Lieferantenliste und Lieferantenbewertungen stets aktuell gehalten. Beizeiten wird zudem geprüft, ob angewandte Kriterien zur Lieferantenbewertung weiterhin sinnvoll sind. Im Rahmen der Lieferantenentwicklung sollen die Beziehung zu Lieferanten und die Zusammenarbeit verbessert werden.

Erfolgsfaktoren im strategischen Einkauf

Als Voraussetzung für den Erfolg des Lieferantenmanagements werden meist folgende Faktoren genannt:

  • Korrekte Datenerfassung
  • Ermittlung geeigneter Kriterien zur Lieferantenbewertung
  • Analyse von Leistungslücken wie Lieferengpässe oder mindere Qualität
  • Aktualität von Lieferantendaten und Preisen
  • Definition und Integration in Herstellungs-, Vertriebs- und sonstige Prozesse
  • Optimierung der Kommunikation mit Lieferanten
  • Sicherung der Kapitaltransfers

Ziele im Lieferantenmanagement

Gerade im Bereich Einkauf und Beschaffung stehen die Verantwortlichen oft vor großen Herausforderungen. Die Einkaufsabteilung ist eine wichtige Schnittstelle und muss nicht nur die Lieferanten organisieren, sondern auch Bestellungen aufsetzen, Auftragsbestätigungen prüfen und mit der (Intra-) Logistik kommunizieren. An vielen Stellen wird noch mit technisch veralteten Mitteln gearbeitet - in Zeiten der Digitalisierung ein No-Go. Eine Software für Lieferantenmanagement hilft dabei, den Einkauf zu digitalisieren. So kann zum Beispiel der Aufbau eines zuverlässigen Lieferantenstamms vorangetrieben werden. Erfolgreiches Lieferantenmanagement reduziert Beschaffungskosten und optimiert den Beschaffungsprozess. Gleichzeitig verbessert sich die Liefertermintreue und die Leistung der einzelnen Lieferanten wird transparent gemacht. So werden die Leistungen der einzelnen Lieferanten transparent gemacht und die Lieferqualität wird kontinuierlich erhöht, sodass auch die Liefertermintreue verbessert wird. Als Ziel bzw. als Ergebnis des Lieferantenmanagements steht eine umfassende Liste aller bestehenden und in Frage kommenden Lieferanten inklusive Bewertung, Zuordnung zu Abteilungen oder Prozessen, Einstufung hinsichtlich der Potenziale und Definition von Kommunikation und Zahlungsströmen. Dies soll gewährleisten, dass der Einkauf stets mit hoher Qualität und zu besten Preisen Güter beschaffen kann, bei Engpässen und dergleichen Ausweichmöglichkeiten hat und gemeinsam mit Lieferanten Synergien geschaffen werden können, beispielsweise für ein Joint Forecasting.

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