Met meer dan 110.000 artikelen in het assortiment, meerdere magazijnen, een vrachtwagenvloot voor de belevering van 5.000 klanten en een uitgestrekt verkoopcentrum is Eurogast Grissemann een van de meest vooraanstaande horecagroothandels in de Alpen. Dienovereenkomstig complex zijn de processen rondom inkoop en planning. Want bederfelijke waar, seizoensinvloeden, promotieacties en andere factoren maken de planning extra uitdagend en vereisen een hoge mate van precisie en flexibiliteit.
Tot 2020 gebeurde de inkoopplanning handmatig en dus tijdrovend en arbeidsintensief. Zo planden 16 product- of categoriebeheerders dagelijks met de hand de benodigde hoeveelheden per product aan de hand van planningslijsten met alle artikelen en SKU’s (Stock Keeping Units) en hun leveranciers. Het ERP-systeem ondersteunde dit alleen met statische artikelstatistieken, die slechts grove richtlijnen boden voor het berekenen van de dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse behoefte.
“Wij waren eigenlijk het centrale punt voor alle bestellingen, leveringen en communicatie met leveranciers. Ziekteverzuim binnen het team was dan ook lastig op te vangen,”
vertelt hoofd inkoop Dominik Schweisgut. Om dit tegen te gaan, was een oplossing nodig die nauwkeurige en betrouwbare prognoses kon geven over bestelmomenten en hoeveelheden. Dit is een grote uitdaging met alle seizoenschommelingen, actieperiodes en weersinvloeden die voor hoge volatiliteit in het assortiment zorgen. Daarbovenop komt het bederf van verse producten, en de moeilijk te schalen vraag naar detailhandelsproducten die in bulk worden gekocht. Vooral rond de eigen voorjaars- en najaarsbeurzen worden veel bestellingen ruim van tevoren geplaatst, wat tussentijds leiden tot overtollige voorraden. Maar dat is voorbij.
Ook het tijdsbeheer is aanzienlijk verbeterd: waar eerst 16 medewerkers nodig waren voor de inkoop, zijn dat er nu nog maar vier — een besparing van 75%. De vrijgekomen capaciteit wordt elders nuttig ingezet. Bovendien zorgen de bestellingen op basis van daadwerkelijke behoefte voor een duidelijke verlaging van de voorraadniveaus, waardoor afschrijvingen worden geminimaliseerd en middelen worden gespaard. De verbeterde zekerheid voorkomt onder meer ook Out-Of-Stock-situaties. Dankzij de gecentraliseerde leveranciersaansturing kunnen artikelen bovendien magazijnoverstijgend worden herverdeeld. Sinds herfst 2023 is de oplossing namelijk ook in gebruik bij de vestiging in Bludenz. Als daar een magazijn de functie van centraal magazijn op zich neemt, worden interne behoeften automatisch doorgegeven en verwerkt — iets wat voorheen handmatig ondenkbaar was.
Vereenvoudigde processen, minder inzet van middelen en een systeemgestuurde, behoeftegerichte en centrale planning — de resultaten van de REMIRA-oplossing spreken voor zich. Dat bevestigt Dominik Schweisgut:
“We kunnen op het systeem vertrouwen, niet alleen voor de berekeningen. Ook afwezigheid door vakantie of ziekte is geen probleem meer, want de software bestelt automatisch. Zelfs op onverwachte gebeurtenissen zijn we nu goed voorbereid”.
Gesterkt door dit succes is Eurogast Grissemann van plan om de softwaretoepassing ook buiten de horecagroothandel in te zetten. Zo zal ook de hagebaumarkt in Zams worden aangesloten op de oplossing voor verkoopprognoses en inkoop.