Oostenrijk: Horecagroot­handel reduceert planning-problematiek met 75 procent

Met meer dan 110.000 artikelen in het assortiment, meerdere magazijnen, een vrachtwagenvloot voor de belevering van 5.000 klanten en een uitgestrekt verkoopcentrum is Eurogast Grissemann een van de meest vooraanstaande horecagroothandels in de Alpen. Dienovereenkomstig complex zijn de processen rondom inkoop en planning. Want bederfelijke waar, seizoensinvloeden, promotieacties en andere factoren maken de planning extra uitdagend en vereisen een hoge mate van precisie en flexibiliteit.

Tot 2020 gebeurde de inkoopplanning handmatig en dus tijdrovend en arbeidsintensief. Zo planden 16 product- of categoriebeheerders dagelijks met de hand de benodigde hoeveelheden per product aan de hand van planningslijsten met alle artikelen en SKU’s (Stock Keeping Units) en hun leveranciers. Het ERP-systeem ondersteunde dit alleen met statische artikelstatistieken, die slechts grove richtlijnen boden voor het berekenen van de dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse behoefte.

“Wij waren eigenlijk het centrale punt voor alle bestellingen, leveringen en communicatie met leveranciers. Ziekteverzuim binnen het team was dan ook lastig op te vangen,”

vertelt hoofd inkoop Dominik Schweisgut. Om dit tegen te gaan, was een oplossing nodig die nauwkeurige en betrouwbare prognoses kon geven over bestelmomenten en hoeveelheden. Dit is een grote uitdaging met alle seizoenschommelingen, actieperiodes en weersinvloeden die voor hoge volatiliteit in het assortiment zorgen. Daarbovenop komt het bederf van verse producten, en de moeilijk te schalen vraag naar detailhandelsproducten die in bulk worden gekocht. Vooral rond de eigen voorjaars- en najaarsbeurzen worden veel bestellingen ruim van tevoren geplaatst, wat tussentijds leiden tot overtollige voorraden. Maar dat is voorbij.

Dagelijkse bijsturing

Inmiddels heeft Grissemann nog maar een kwart van deze inspanningen nodig. Dit, dankzij beproefde oplossing van REMIRA voor verkoopprognoses en inkoop. De software berekent dagelijks automatisch de SKU-behoefte op basis van verkoopdata en aanvullende informatie uit het ERP-systeem; genereert korte-, middellange- en langetermijnprognoses, en presenteert de planningsvoorstellen overzichtelijk in een tijdlijn. Het bedrijf ontvangt tijdig de juiste besteladviezen, waarbij seizoensinvloeden, trends, houdbaarheid en veiligheidsvoorraden automatisch worden meegenomen. Een belangrijk voordeel is de Peildatumfunctie, waarmee bijvoorbeeld het einde van een seizoen exact kan worden bepaald. Dit stelt de groothandel in staat om flexibel op seizoen veranderingen en andere trends te reageren en snel het aanbod aan te passen. Zelfs bij plotselinge wijzigingen in de vraag kunnen parameters intuïtief worden aangepast. Ook kan de software automatisch bestellingen plaatsen, wat het proces verder automatiseert en optimaliseert.

Personeelsinzet

Ook het tijdsbeheer is aanzienlijk verbeterd: waar eerst 16 medewerkers nodig waren voor de inkoop, zijn dat er nu nog maar vier — een besparing van 75%. De vrijgekomen capaciteit wordt elders nuttig ingezet. Bovendien zorgen de bestellingen op basis van daadwerkelijke behoefte voor een duidelijke verlaging van de voorraadniveaus, waardoor afschrijvingen worden geminimaliseerd en middelen worden gespaard. De verbeterde zekerheid voorkomt onder meer ook Out-Of-Stock-situaties. Dankzij de gecentraliseerde leveranciersaansturing kunnen artikelen bovendien magazijnoverstijgend worden herverdeeld. Sinds herfst 2023 is de oplossing namelijk ook in gebruik bij de vestiging in Bludenz. Als daar een magazijn de functie van centraal magazijn op zich neemt, worden interne behoeften automatisch doorgegeven en verwerkt — iets wat voorheen handmatig ondenkbaar was.

Duidelijke koers voor de toekomst

Vereenvoudigde processen, minder inzet van middelen en een systeemgestuurde, behoeftegerichte en centrale planning — de resultaten van de REMIRA-oplossing spreken voor zich. Dat bevestigt Dominik Schweisgut:

“We kunnen op het systeem vertrouwen, niet alleen voor de berekeningen. Ook afwezigheid door vakantie of ziekte is geen probleem meer, want de software bestelt automatisch. Zelfs op onverwachte gebeurtenissen zijn we nu goed voorbereid”.

Gesterkt door dit succes is Eurogast Grissemann van plan om de softwaretoepassing ook buiten de horecagroothandel in te zetten. Zo zal ook de hagebaumarkt in Zams worden aangesloten op de oplossing voor verkoopprognoses en inkoop.

De Grissemann-aanpak in het kort:

Automatisering en optimalisatie van de inkoopplanning

• Handmatige inkoopplanning is vervangen door geautomatiseerde berekeningen van SKU-behoefte.
• Software maakt dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse prognoses op basis van verkoopdata en ERP-informatie.
• Planningsvoorstellen worden visueel en overzichtelijk gepresenteerd in een tijdlijn.

Verhoogde flexibiliteit en nauwkeurigheid

• Automatische verwerking van seizoensinvloeden, trends, bederfelijkheid en veiligheidsvoorraden.
• Peildatumfunctie maakt exacte seizoensafsluiting en voorraadsturing mogelijk.
• Snel reageren op veranderingen in de vraag dankzij intuïtieve parameterinstellingen.
• Mogelijkheid tot automatische besteluitvoering door de software.

Personeelsreductie en tijdwinst

• Vermindering van het inkoopteam van 16 naar 4 medewerkers → 75% minder personeelsinzet.
• Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers (bijv. bij ziekte of vakantie).
• Vrijgekomen capaciteit wordt op andere plekken in het bedrijf nuttig ingezet.

Voorraadoptimalisatie

• Bestellingen zijn afgestemd op de werkelijke behoefte → lagere voorraadniveaus.
• Afschrijfkosten worden geminimaliseerd, middelen worden efficiënter benut.
• Out-of-stock-situaties worden voorkomen.

Centrale en vestigingsoverstijgende samenwerking

• Gecentraliseerde leveranciersaansturing via REMIRA.
• Mogelijkheid tot magazijnoverstijgende herverdeling van artikelen.