Per sua natura, l'Istituto spesso invita ospiti da altre nazioni, ed invia il proprio staff accademico in altri paesi per ragioni di ricerca e collaborazione. Il processo di rimborso per missioni e visitatori richiede un percorso di approvazione e gestione finanziaria complesso, che veniva gestito, fino a poco fa, in modo non completamente informatizzato.
Obiettivi
Gli obiettivi principali del progetto sono:
- Strutturazione di un flusso di inserimento dati chiaro, definito e standardizzato, migliorando l'efficienza amministrativa.
- Diminuzione del tempo impiegato nella gestione delle pratiche, riducendo il carico di lavoro e migliorando l'accuratezza nel ricontrollo e nella correzione.
- Visione d'insieme delle richieste rimborso e dei documenti ad esse collegati.
Sfide
Le sfide principali che si incontrano nel progetto sono:
- Mappare i processi e i flussi di lavoro con tutti gli attori coinvolti, definendo in modo corretto e chiaro tutti i passi.
- Mediare tra le persone coinvolte, semplificando i processi ed il lavoro a tutti gli attori.
- Creare un’esperienza utente (UX) che consenta un facile accesso e inserimento di informazioni per utenti con diverse esigenze.
Vantaggi business
I vantaggi a livello business sono:
- Snellimento delle procedure amministrative
- Diminuzione degli errori grazie a controlli automatizzati
- Risparmio di tempo per tutti i team coinvolti nella gestione dei rimborsi
- Completezza e certezza dei dati gestiti
- Migliorare la comunicazione per renderla più efficiente tra i vari partecipanti."
- "Standardizzare e unificare i flussi di lavoro per gestire i processi di autorizzazione in modo più efficace."
- Creazione di reportistica efficace
- Processo green: stop all'uso di carta stampata e firme fisiche
Questo progetto ha, inoltre, aperto le porte ad altri scenari, come ad esempio, la possibilità di fare previsioni budget più precise, creare reportistica ed estrapolazione KPI con dati da poter studiare per previsioni a lungo termine in ambito amministrativo, finanziario e statistico.
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