Software voor voorraadbeheer

Software voor voorraadbeheer is een digitale en meestal op AI gebaseerde oplossing waarmee bedrijven hun voorraden overzichtelijk kunnen beheren en de goederenstromen in de hele supply chain efficiënt kunnen sturen. Door het gebruik van deze gespecialiseerde softwareoplossing worden handmatige processen geautomatiseerd en ontstaat er een hoge mate van transparantie over magazijnen, filialen en de supply chain heen. Tegelijkertijd wordt de voorraad op een optimaal niveau gehouden, zodat er geen uitverkochte situaties ontstaan en er ook geen te hoge kapitaalbinding ontstaat. Software voor voorraadbeheer wordt via interfaces geïntegreerd in de voorraadbeheersystemen zoals ERP of LVS. Op basis van de daar opgeslagen gegevens kan de software een betere planning en prognose van de voorraden en bestellingen maken op basis van verkoopgegevens en seizoensschommelingen. Een groot deel van de softwareoplossingen voor voorraadbeheer maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om de enorme hoeveelheden gegevens te verwerken en nauwkeurige prognoses te kunnen leveren.

Voorraadbeheersoftware is zinvol voor bedrijven van elke omvang en in elke branche die te maken hebben met complexe toeleveringsketens, meerdere vestigingen of een schommelende vraag. Hieronder vallen vooral de sectoren detailhandel, groothandel en productie. Hoe meer artikelen, locaties of verkoopkanalen er zijn, hoe groter het nut van voorraadbeheersoftware. Maar ook kleine en middelgrote ondernemingen profiteren van het gebruik van een speciale oplossing voor voorraadbeheer. In principe is voorraadbeheersoftware geschikt voor alle bedrijven die hun voorraden willen verminderen, de leveringscapaciteit willen vergroten en hun automatiseringspotentieel willen benutten.

Voorraadbeheersoftware optimaliseert voorraden, verbetert de leveringscapaciteit van een bedrijf en verhoogt de mate van automatisering. Moderne softwareoplossingen voor voorraadbeheer maken gebruik van kunstmatige intelligentie en kunnen daardoor grote hoeveelheden gegevens snel en foutloos verwerken. Tegelijkertijd neemt de betrouwbaarheid van prognoses en bestelvoorstellen toe; onvoorziene gebeurtenissen, seizoensschommelingen of externe factoren worden meegenomen in de planning. Ook de samenwerking met leveranciers en partners kan door voorraadbeheersoftware aanzienlijk worden verbeterd. Niet in de laatste plaats verhoogt voorraadbeheersoftware ook de werkkwaliteit van de planners: zij worden ontlast van handmatige en terugkerende taken en hebben meer tijd voor taken die waarde toevoegen.

Tot de centrale taken van voorraadbeheersoftware behoren voorraadbewaking en -sturing, vraagprognoses, planning, bevoorradingsplanning, analyse van voorraadcijfers en geautomatiseerde bestelprocessen. De taken gaan dus veel verder dan alleen het beheer van voorraden. De voorraadbeheersoftware ondersteunt bij het geautomatiseerd vastleggen van actuele voorraden, bewaakt minimum- en meldvoorraadniveaus en initieert indien nodig automatisch nabestellingen. Hiervoor analyseert de software continu alle relevante gegevens uit productie, inkoop en verkoop om nauwkeurige afzetprognoses te berekenen. Hierdoor worden knelpunten of overvoorraden proactief voorkomen. Gedetailleerde analyse- en evaluatiefuncties leveren rapporten op, zodat de ontwikkeling van de voorraden, de omloopsnelheid en de opslagkosten continu kunnen worden bewaakt en geoptimaliseerd. Bovendien maken voorraadsimulaties een voortdurende aanpassing van voorraadstrategieën mogelijk, zodat het bedrijf te allen tijde flexibel kan reageren op veranderingen in de vraag.

In de huidige marktomgeving volstaat voorraadbeheer met Excel voor de meeste bedrijven niet meer, omdat deze werkwijze te foutgevoelig, tijdrovend en onzeker is. Voorraadbeheer met Excel-tabellen stuit al snel op zijn grenzen, omdat het niet is ontworpen voor complexe opslagstructuren, dynamische goederenstromen en grote hoeveelheden gegevens. Bovendien is de werkdruk enorm en ontstaan er door de handmatige invoer vaker fouten.

Het continu monitoren en aansturen van de voorraden wordt aanzienlijk bemoeilijkt. Ook belangrijke processen zoals automatische nabestelling, verkoopanalyse of het aanpassen aan seizoensschommelingen zijn met Excel niet uitvoerbaar. Bovendien ontbreken zonder centrale database en intelligente analysefuncties al snel de tegenwoordig vereiste snelle reacties op marktveranderingen. Voor bedrijven die hun magazijnkosten duurzaam willen verlagen, de leveringscapaciteit willen waarborgen en willen voldoen aan de dynamische eisen van de supply chain, biedt gespecialiseerde voorraadbeheersoftware daarom doorslaggevende voordelen ten opzichte van traditionele Excel-oplossingen.

Tot de belangrijkste functies van voorraadbeheersoftware behoren:

• Behoefteprognoses en afzetprognoses
• ABC-/XYZ-analyse
• Automatische planning
• Dynamische veiligheidsvoorraden
• Multi-echelon-optimalisatie
• Rapportage
• Leveranciersbeheer
• Management-by-Exception
• Voorraadsimulatie
• Geautomatiseerde voorraadregistratie

Vaak worden ook goederenontvangst en -uitgifte ondersteund.

Door het gebruik van voorraadbeheersoftware worden altijd de optimale bestelhoeveelheden bepaald op basis van vraagprognoses. Het gebruik van AI-ondersteunde afzetprognoses maakt daarbij een nauwkeurige planning mogelijk, zodat er slechts zoveel wordt besteld als daadwerkelijk nodig is. Zo kunnen mogelijke overvoorraden als gevolg van plotselinge dalingen in de vraag of seizoensgebonden schommelingen vroegtijdig worden geïdentificeerd en dienovereenkomstig worden aangepakt. Tegelijkertijd houdt de software ook rekening met dynamische veiligheidsvoorraden, levertijden en leveranciersvoorwaarden om risico's te compenseren en het optimale voorraadniveau te waarborgen. De continue analyse van verkoop- en bewegingsgegevens door de software maakt een op de behoefte afgestemde, geautomatiseerde bevoorradingsplanning mogelijk, zodat overmatige voorraadopbouw wordt voorkomen.

Voorraadbeheersoftware houdt continu de voorraad in de gaten, signaleert behoeften vroegtijdig en zet automatisch de bijbehorende nabestellingen in gang. Zo wordt gewaarborgd dat de benodigde voorraad goederen altijd op voorraad is en er geen out-of-stock-situaties ontstaan. Intelligente algoritmen analyseren naast de historische verkoopgegevens ook trends en seizoensgebonden schommelingen, zodat de benodigde aanvulling vroegtijdig kan worden bepaald. Via individueel instelbare meldingsniveaus worden tekorten herkend voordat ze zich voordoen en worden tijdige nabestellingen bij leveranciers in gang gezet.

Het gebruik van AI in voorraadbeheer zorgt voor aanzienlijk verbeterde en nauwkeurigere prognoses en geautomatiseerde processen. Kunstmatige intelligentie analyseert in een mum van tijd grote hoeveelheden gegevens, zoals verkoopcijfers, trends, seizoensinvloeden of externe factoren, herkent patronen en levert betrouwbare resultaten voor beslissingen over de voorraadplanning. Hierdoor kunnen nabestellingen of voorraadverschuivingen automatisch worden geïnitieerd, nog voordat er tekorten of overvoorraden ontstaan. Bovendien ondersteunt AI in voorraadbeheer de simulatie van verschillende voorraadontwikkelingen. AI-gebaseerde systemen verhogen de transparantie en het reactievermogen van de gehele supply chain en verschaffen bedrijven een doorslaggevend concurrentievoordeel.

Ja, steeds meer softwareoplossingen voor voorraadbeheer zijn ook in de cloud beschikbaar. De webgebaseerde software voor verkoopprognoses en voorraadbeheer van REMIRA is daar een voorbeeld van. Deze wordt als Software-as-a-Service aangeboden op het REMIRA PLATFORM en maakt gebruik van de modernste cloudtechnologie. Zo vergelijkt de nieuwe prognoseservice in de cloudoplossing voor voorraadbeheer de resultaten van verschillende prognosealgoritmen en getrainde AI-modellen en stelt deze de beste resultaten voor de situatie voor aan de planner.

Hierdoor stijgt de kwaliteit van de voorspellingen continu en worden beslissingen geautomatiseerd op basis van een solide gegevensbasis. Bovendien zet REMIRA in op open API's en industriestandaarden om gegevens veilig en foutloos uit te wisselen. Een integratie van de REMIRA-cloudoplossingen is eenvoudig en veilig mogelijk in alle voorraadbeheersystemen en IT-infrastructuren.

Door middel van voorraadbeheersoftware worden KPI's (Key Performance Indicators) zoals voorraad, serviceniveau, omloopsnelheid, leveringscapaciteit, opslagkosten en kapitaalbinding geoptimaliseerd. De reden hiervoor is het nauwkeurigere voorraadbeheer op basis van betrouwbare verkoopprognoses, omdat hierdoor overvoorraden of uitverkochte artikelen aanzienlijk worden verminderd, voorraden sneller en efficiënter worden verplaatst en leveringsproblemen worden voorkomen.

Om effectief te kunnen functioneren, heeft voorraadbeheersoftware doorgaans de volgende gegevens nodig:

• Artikelstamgegevens
• Historische verkoopcijfers
• Voorraadniveaus
• Bewegingsgegevens zoals goederenontvangsten en -uitgiften, retourzendingen, voorraadverplaatsingen of voorraadcorrecties
• Levertijden
• Minimale voorraden en meldvoorraad
• Verpakkingseenheden
• Leveranciersinformatie
• Actie-, seizoens- of filiaalgegevens

In principe geldt: hoe beter de gegevenskwaliteit, hoe betrouwbaarder de prognoses en bestelvoorstellen zijn.